Ogni azienda possiede decine, centinaia o migliaia di beni che devono essere identificati, localizzati e monitorati nel tempo.
Un sistema di identificazione basato su etichette barcode, QR Code o RFID consente di velocizzare l’inventario, ridurre gli errori e conoscere in qualsiasi momento dove sia ubicato ogni cespite.
In questo articolo vengono analizzate le soluzioni disponibili per organizzare un inventario dei beni semplice, affidabile e scalabile.
SOMMARIO
PERCHÉ È IMPORTANTE IDENTIFICARE I CESPITI AZIENDALI
L’identificazione dei beni rappresenta il primo passo per una gestione efficiente del patrimonio aziendale.
Ogni cespite deve poter essere riconosciuto in modo univoco attraverso un codice identificativo collegato alle informazioni presenti nel gestionale o nel database aziendale.
Un sistema di identificazione consente di:
- velocizzare gli inventari periodici
- ridurre gli errori nella registrazione dei beni
- conoscere in ogni momento la posizione di ogni cespite
- monitorare gli spostamenti tra sedi, uffici e reparti
- programmare gli interventi di manutenzione
- ridurre il rischio di smarrimenti o sostituzioni non autorizzate.
L’investimento iniziale viene rapidamente compensato dalla maggiore affidabilità delle informazioni raccolte.
QUALI BENI SI DEVONO ETICHETTARE
Tra i cespiti più frequentemente etichettati troviamo:
- arredi da ufficio
- computer desktop, monitor, notebook, tablet e smartphone
- stampanti
- macchinari industriali
- strumenti di misura
- apparecchiature di laboratorio
- dispositivi elettromedicali
- carrelli elevatori
- transpallet
- utensili professionali
- impianti tecnici.
Anche le ubicazioni devono essere codificate con etichette dedicate. Applicare un codice identificativo a stanze, reparti, scaffalature o centri di costo consente infatti di registrare rapidamente la posizione di ogni bene durante le operazioni di inventario.
COME CREARE UN SISTEMA DI IDENTIFICAZIONE DEI CESPITI
La gestione dei cespiti può essere suddivisa in cinque fasi fondamentali:
| 1. Censimento dei beni |
| 2. Assegnazione del codice identificativo |
| 3. Stampa delle etichette |
| 4. Inventario e localizzazione dei cespiti |
| 5. Aggiornamento del database e manutenzione |
1. Censimento dei beni
La prima attività consiste nel registrare tutti i beni presenti in azienda, raccogliendo le principali informazioni descrittive.
Generalmente vengono memorizzati:
- numero del cespite
- categoria
- descrizione (marca, modello, numero di serie)
- centro di costo
- reparto
- ubicazione
- data di acquisto
- valore del bene.
Questi dati possono essere inseriti nel gestionale aziendale oppure in un software dedicato alla gestione dei cespiti.
2. Assegnazione del codice identificativo
Ogni bene deve ricevere un codice univoco che ne consenta l’identificazione immediata per tutta la vita utile del cespite.
Per razionalizzare le operazioni è consigliabile assegnare un codice identificativo ad ogni singola ubicazione (uffici, magazzini, reparti o laboratori).
Nella maggior parte dei casi viene utilizzata una numerazione progressiva generata automaticamente dal software.
Il codice può essere rappresentato mediante:
- codice a barre lineare
- QR Code
- Data Matrix
- tag RFID.
Segui questi suggerimenti per scegliere il codice adatto al tuo patrimonio:
| Tipo di cespite | Tecnologia consigliata | Motivazione |
|---|---|---|
| Computer, monitor, stampanti, arredi, macchinari | Codice a barre Code 128 | Massima compatibilità con i lettori, stampa semplice, lettura molto rapida |
| Beni con documentazione associata (manuali, manutenzione, certificati) | QR Code | Consente di aprire pagine web o documenti con uno smartphone o un terminale compatibile |
| Strumenti molto piccoli, componenti elettronici, utensili, dispositivi medicali | Data Matrix | Elevata densità di dati e ottima leggibilità anche su etichette di dimensioni ridotte |
| Inventari ad alta automazione con migliaia di beni | RFID | Lettura simultanea senza necessità di inquadrare ogni singolo cespite |
3. Stampa delle etichette
Una volta generati i codici è possibile stampare le etichette identificative.
Normalmente un’etichetta per cespiti contiene:
- logo aziendale
- numero identificativo
- codice a barre oppure QR Code
- eventuale descrizione sintetica
- reparto o sede.
La stampa viene generalmente eseguita con stampanti a trasferimento termico, la tecnologia più indicata quando sono richieste elevata durata e resistenza all’usura.
4. Inventario e localizzazione dei cespiti
Una volta completata l’etichettatura dei beni, è possibile procedere con l’inventario fisico.
Questo può essere effettuato con diversi dispositivi, da scegliere in funzione del numero di beni da censire, della frequenza delle verifiche e del livello di automazione desiderato.
L’obiettivo dell’inventario è verificare la presenza dei cespiti, controllarne l’ubicazione, eventuali spostamenti, segnalare beni mancanti, nuove assegnazioni e lo stato di conservazione.
La raccolta automatica dei dati riduce gli errori rispetto alla registrazione manuale e velocizza notevolmente le verifiche.
5. Aggiornamento del database
Le informazioni raccolte durante l’inventario vengono sincronizzate con il gestionale o con il software di gestione cespiti. In questo modo ogni variazione di ubicazione, assegnazione, manutenzione o dismissione viene registrata in tempo reale, mantenendo il patrimonio aziendale costantemente aggiornato e facilitando le verifiche amministrative e la pianificazione degli interventi.
BARCODE, QR CODE O RFID?
La scelta della tecnologia dipende principalmente dal numero di beni da gestire, dal budget disponibile e dalle modalità di inventario.
| Tecnologia | Vantaggi | Quando sceglierla |
| Barcode | Economico, veloce e affidabile | Quasi tutte le aziende |
| QR Code | Maggiore capacità di memorizzazione | Quando si desidera collegare più informazioni |
| RFID | Lettura contemporanea di più beni senza contatto visivo | Inventari di grandi dimensioni e processi altamente automatizzati |
Nella maggior parte delle applicazioni aziendali il codice a barre rappresenta ancora oggi la soluzione con il miglior rapporto tra costi, semplicità e prestazioni.
Il QR Code risulta particolarmente utile quando, oltre all’identificazione del bene, si desidera collegare manuali, certificazioni, documentazione tecnica o cronologia degli interventi.
La tecnologia RFID rappresenta invece la scelta ideale quando è necessario leggere contemporaneamente numerosi cespiti senza doverli inquadrare singolarmente, riducendo ulteriormente i tempi di inventario.
DISPOSITIVI PER L’INVENTARIO DEI CESPITI
LETTORE DI CODICI A BARRE
Il lettore barcode rappresenta la soluzione più semplice ed economica.
È particolarmente indicato per aziende di piccole dimensioni oppure per chi esegue inventari occasionali.
Il funzionamento è molto intuitivo: l’operatore legge il codice presente sull’etichetta e il dato viene trasferito al software installato sul computer.
Questa soluzione richiede generalmente una postazione fissa oppure un computer portatile nelle vicinanze e risulta ideale quando il numero di cespiti da controllare è limitato.
I lettori possono essere:
- con cavo USB
- cordless Bluetooth
- tascabili o indossabili.
La scelta dipende principalmente dall’ambiente di lavoro e dalla distanza operativa richiesta.
TERMINALE PORTATILE CON LETTORE BARCODE
Quando il numero di cespiti aumenta oppure gli inventari vengono effettuati frequentemente, un terminale portatile rappresenta la soluzione più efficiente.
L’utilizzo di un terminale riduce sensibilmente gli errori di trascrizione e permette di lavorare in completa mobilità, senza dipendere da una postazione PC.
Si tratta di un dispositivo Android dotato di lettore barcode integrato e di un’applicazione dedicata alla raccolta dati.
Durante l’inventario l’operatore può visualizzare sul display tutte le informazioni associate al bene, verificare l’ubicazione prevista, modificarla se necessario e aggiungere eventuali note sullo stato del cespite.
Al termine delle operazioni i dati vengono sincronizzati con il gestionale aziendale o con una piattaforma in cloud.
INVENTARIO CON TECNOLOGIA RFID
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La tecnologia RFID rappresenta il livello più avanzato di automazione.
A differenza del barcode, il tag RFID non richiede il contatto visivo con il lettore. I cespiti possono quindi essere rilevati anche se non perfettamente visibili, consentendo la lettura contemporanea di numerosi beni.
Questa caratteristica permette di ridurre drasticamente i tempi necessari per l’inventario, soprattutto in aziende con migliaia di cespiti distribuiti su ampie superfici.
Occorre tuttavia considerare che un progetto RFID richiede una valutazione preliminare dell’ambiente operativo.
La presenza di grandi superfici metalliche o di liquidi può influenzare le prestazioni della radiofrequenza e rendere necessarie etichette o antenne specifiche.
Per questo motivo investire nella tecnologia RFID offre il massimo dei vantaggi soprattutto nelle realtà con elevati volumi di beni e processi di inventario frequenti.
COME STAMPARE LE ETICHETTE DEI CESPITI
Per etichettare i beni aziendali la scelta migliore è una stampa a trasferimento termico su etichette sintetiche con inchiostrazione in resina.
Puoi ordinare un servizio di stampa esterno oppure provvedere alla stampa in azienda.
Le stampanti desktop sono ideali per piccoli e medi volumi di stampa e trovano impiego nella maggior parte degli uffici e delle aziende.
Quando invece occorre produrre migliaia di etichette all’anno oppure l’ambiente di lavoro è particolarmente impegnativo, una stampante industriale garantisce maggiore produttività e durata nel tempo.
Nel caso di etichette RFID è invece necessario utilizzare stampanti dotate anche del modulo di codifica del chip elettronico.
QUALE MATERIALE SCEGLIERE PER LE ETICHETTE DEI CESPITI
Per la maggior parte delle applicazioni vengono utilizzati materiali sintetici come poliestere o PVC. La scelta dipende dal tipo di superficie, dalla durata richiesta e dall’ambiente di utilizzo.
Le etichette devono infatti aderire alle superfici più eterogenee, rimanere perfettamente leggibili per molti anni, resistendo all’ambiente in cui vengono applicate, all’umidità, all’abrasione o ai detergenti utilizzati.
Per questi motivi il PVC fuso ha le prestazioni migliori.
- elevata resistenza ai graffi
- ottima resistenza ai solventi
- stabilità alle variazioni di temperatura
- lunga durata nel tempo
- adatte ad ambienti esterni
- eccellente qualità di stampa
- adesivi permanenti ad alta tenuta.
Quando esiste il rischio che un’etichetta venga rimossa intenzionalmente, possono essere utilizzati materiali antimanomissione come le etichette VOID o quelle ultra distruttibili, che rendono evidente qualsiasi tentativo di asportazione.
SOFTWARE PER LA GESTIONE DEI CESPITI
L’etichetta rappresenta l’elemento visibile del sistema di identificazione.
Il cuore dell’applicazione è il collegamento tra il codice stampato sul bene e il database aziendale.
Ogni scansione aggiorna automaticamente le informazioni relative al cespite, permettendo di conoscere in qualsiasi momento:
- dove si trova il bene
- chi lo utilizza
- il reparto di appartenenza
- il centro di costo
- gli interventi di manutenzione effettuati
- eventuali trasferimenti
- lo storico delle movimentazioni.
Una piattaforma cloud consente inoltre di effettuare l’inventario contemporaneamente da più operatori, sincronizzando i dati in tempo reale e rendendoli immediatamente disponibili anche da sedi differenti.
GLI ERRORI PIÙ COMUNI NELLA GESTIONE DEI CESPITI
Molti problemi durante l’inventario derivano da errori commessi nella fase iniziale del progetto.
Tra i più frequenti si trovano:
- utilizzare etichette deteriorabili in carta
- scegliere adesivi non adatti alla superficie del bene
- stampare codici troppo piccoli o con scarso contrasto
- assegnare codici non univoci
- non identificare le ubicazioni
- aggiornare il database solo occasionalmente
- rinviare gli inventari periodici.
Un sistema di identificazione ben progettato evita queste criticità e mantiene il patrimonio aziendale sempre sotto controllo.
DOMANDE FREQUENTI
Qual è il materiale migliore per le etichette dei cespiti?
Nella maggior parte delle applicazioni il PVC FUSO della 3M rappresenta la soluzione più affidabile. Sul nostro shop online puoi acquistare le Etichette 3M bianche o argentate nei formati: 50×25 mm / 50×30 mm.
Barcode o QR Code?
Il barcode lineare è generalmente sufficiente per identificare un cespite. Il QR Code è utile quando si desidera associare anche documentazione tecnica, manuali, fotografie o schede di manutenzione, ma questa caratteristica non rappresenta sempre un vantaggio nella gestione dei cespiti. Scegliere il QR Code senza una reale necessità può comportare costi aggiuntivi per l’acquisto di scanner in grado di leggere codici 2D.
Quando conviene utilizzare la tecnologia RFID?
L’RFID è indicata quando occorre inventariare rapidamente un numero molto elevato di beni oppure quando la lettura simultanea di più cespiti rappresenta un vantaggio operativo.
È possibile stampare internamente le etichette?
Sì. Utilizzando una stampante a trasferimento termico è possibile produrre autonomamente etichette professionali, personalizzate e resistenti nel tempo. Se si identificano i cespiti con un Data Matrix, è opportuno acquistare una stampante con risoluzione di 300 DPI.
Ogni quanto tempo è consigliabile effettuare l’inventario?
La frequenza dipende dall’organizzazione aziendale. Molte imprese eseguono un inventario completo una volta all’anno, integrato da controlli periodici su specifici reparti o categorie di beni.
CONCLUSIONI
La combinazione di etichette resistenti, codici identificativi univoci, dispositivi di lettura e software dedicati consente di automatizzare la gestione del patrimonio aziendale, migliorando la qualità delle informazioni.
La scelta della soluzione più adatta dipende dal numero di cespiti, dall’ambiente di utilizzo e dal livello di automazione richiesto.
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Elisabetta Urbisaglia
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