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Mappatura del magazzino: cosa significa e come farla

Mappare il magazzino significa stabilire delle regole di ordinamento dei propri articoli in modo da allocarli in posizione precise per permettere a qualsiasi operatore di trovarli facilmente.

etichetta mappatura magazzino colorata
etichetta ubicazione magazzino

Stabilire un piano di ordinamento, organizzando le ubicazioni di stoccaggi con un criterio logico e affiancandolo ad un sistema di etichettatura ben visibile delle posizioni porta enormi vantaggi al tuo sistema logistico.

La mappatura del magazzino ti permetterà di sapere in qualsiasi istante dove trovare la tua merce e questo determinerà:

  • una diminuzione dei tempi di prelievo e movimentazione  merci
  • drastica diminuzione degli errori legati alla logistica
  • flussi operativi veloci ed efficienti

Criteri di mappatura del magazzino

Identificare quindi il miglior criterio per identificare le ubicazioni del proprio magazzino è la prima analisi che devi eseguire per evitare qualsiasi spreco di tempo e spazio.

Un’organizzazione efficace del proprio magazzino è indispensabile per  assicurare al cliente un servizio più rapido ed efficiente. 

Puoi applicare un criterio di mappatura fissa oppure casuale.

La mappatura fissa prevede che un determinato articolo venga sempre allocato nella stessa posizione.

La mappatura con un criterio casuale non prevede uno schema rigido per lo stoccaggio delle merci che vengono allocate in qualsiasi spazio vuoto disponibile.

Se opti per questa seconda scelta devi comunque ottenere un vantaggio operativo  e prendere in considerazione prodotti che vengono movimentati con maggiore frequenza o che hanno una data di scadenza e quindi devono essere disposti in posizioni accessibili con più facilità.

Puoi anche utilizzare un criterio misto, che sia la combinazione  dei due, l’importante che rappresenti efficacemente i flussi aziendali.

DENOMINAZIONE DELLE UBICAZIONI DI MAGAZZINO

Per eseguire la mappatura del magazzino per prima cosa devi identificare e dare un nome (una sequenza numerica o alfanumerica) a tutte le posizioni disponibili per stoccare la merce: devi quindi denominare ogni singolo scaffale, corridoio, contenitore e spazio disponibile.

Devi creare delle posizioni che aiutino a prelevare e spostare la merce del modo più rapido possibile, creando percorsi efficaci che evitano qualsiasi rallentamento.

Quindi merce con una rotazione più elevata dovrai posizionarla  in un’ubicazione facilmente raggiungibile e articoli poco movimentati potrai collocarli in zone meno accessibili.

TC800 terminale per mgazzino

Devi mettere in atto una strategia che semplifichi tutte le movimentazioni, evitando che il personale sprechi il suo tempo a trovare e prelevare i tuoi prodotti.

Una volta stabilite tutte le posizioni di allocazione della merce dovrai procedere all’etichettatura di tutte le ubicazioni

Quando decidi la numerazione da assegnare alle diverse posizioni pensa a possibili espansioni future.

Adotta un sistema di numerazione standardizzato e che ti garantisca un utilizzo a lungo termine.

COME STAMPARE LE ETICHETTE PER LE UBICAZIONI DI MAGAZZINO

Il modo più semplice per etichettare le ubicazioni è rendere il processo di stampa autonomo.

La tecnologia più economica e veloce per stampare le etichette di magazzino è il trasferimento termico.

Le caratteristiche principali che contraddistinguono le stampanti a trasferimento e che le rendono così vantaggiose sono:

  1. elevata velocità di stampa
  2. eccellente qualità di stampa di testi, grafica e codici a barre
  3. la più ampia scelta di materiali di stampa rispetto a tutte le altre tecnologie
  4. resistenza delle stampe a fattori aggressivi (ambientali, chimici, meccanici)
  5. bassi costi di proprietà, di esercizio e di manutenzione

Il materiale idoneo per le etichette da utilizzare in magazzino deve avere caratteristiche di resistenza a temperature variabili, caldo in estate e  freddo in inverno, all’umidità, alla polvere e altri fattori deterioranti: il polipropilene o il poliestere sono la scelta ideale.

Etichette in polipropilene o in poliestere stampate a  trasferimento  termico con ribbon resina garantiscono  un risultato durevole nel tempo e  resistente.

Se acquisti una stampante dotata di taglierina potrai utilizzare un ‘unica striscia continua di materiale adesivo che taglierai  alla misura necessaria.

Una  soluzione immediata ed economica che renderà il tuo processo di stampa completamente indipendente.

Se invece le tue ubicazioni non sono fisse e variano rapidamente puoi valutare le etichette elettroniche come mostrato al seguente video

L’utilizzo di un’etichetta elettronica ha l’indiscutibile vantaggio di poter essere aggiornata in tempo reale anziché produrre una nuova stampa.

Le etichette elettroniche per la logistica sono dotate di display e-paper completamente grafico che consente la lettura di un codice a barre o bidimensionale con un comune lettore barcode.

Se invece hai bisogno del colore per distinguere con un solo colpo d’occhio le differenti ubicazioni puoi optare per una stampante di etichette a  colori.

Anche queste stampanti possono stampare su materiali estremamente resistenti come il polipropilene o il poliestere.

Qualsiasi sia la tua scelta, non preoccuparti dell’etichettatura eccessiva: a ogni luogo, anche se attualmente non utilizzato,   dovrebbe essere assegnata un’etichetta univoca in modo che non siano necessarie ulteriori procedure di etichettatura .

LA MAPPATURA DEL TUO MAGAZZINO DEVE ESSERE SUPPORTATA DAL SOFTWARE

Il software di gestione del tuo magazzino deve prevedere l’inserimento delle ubicazioni associate  a ciascun articolo.

È inutile  dedicare questo lavoro accurato solo per tenere traccia del piano di mappatura del tuo magazzino su un foglio di calcolo Excel o, peggio ancora, su un sistema arcaico con carta e penna.

Devi avere un software che preveda le ubicazioni di magazzino, quindi se ancora non lo hai, ti consiglio di dedicare del tempo a questo.

Esistono software  come Danea EasyFatt che ad un costo davvero contenuto ti permettono di associare ad ogni prodotto la sua ubicazione

CONCLUSIONI

Per una mappatura efficace dei tuoi spazi esplora le specifiche esigenze, il modo in cui gli articoli vengono raccolti nelle varie posizioni del magazzino e quali articoli devono essere tenuti a portata di mano per completare le attività quotidiane.

Se stai cercando una soluzione completa ed efficiente per gestire il tuo magazzino contattaci

Ing. Cristina Urbisaglia

cristina@acsistemisrl.com

🌐https://www.acsistemisrl.com/

🛒https://acsistemionline.com/



Come eseguire i conteggi dell’inventario nei negozi e piccoli magazzini

Il modo in cui viene gestito l’inventario ha un impatto incisivo sulla redditività dell’azienda.

Le operazioni di conteggio dei beni nelle fasi di inventario sono uno dei compiti più noiosi: sono costosi da eseguire, richiedono molto tempo e sono soggetti a errori umani.

D’altronde, conoscere le movimentazioni delle merci ti permetterà di prendere decisioni sulle merci danneggiate, su eventuali furti, articoli poco richiesti e ti aiuterà a fare acquisti commisurati ai dati di vendita.+come fare un inventario

I conteggi dell’inventario devono essere eseguiti in modo sistematico per evitare perdite e errori dovuti ad una gestione non organizzata.

Facciamo una panoramica dei miglioramenti che possiamo apportare eseguendo un inventario periodico e quali sono gli strumenti che permettono di eseguire i conteggi velocemente e senza errori

Contrazione dei beni inventariati

Errori nella fase di entrata merci e carico di magazzino, anagrafica delle merci non gestita tramite codice a barre e furti determinano nel tempo una diminuzione dei beni.

Il costo del restringimento del magazzino è significativo se non viene notato poiché non si perde solo il valore dei beni ma anche le vendite che potrebbero essere state fatte da tali beni.

conteggi inventario

Inoltre, le aziende che non eseguono regolarmente i conteggi inventariali e mancano di una gestione ordinata e organizzata del magazzino incoraggiano una contrazione crescente se la sottrazione delle merci è dovuta a furto, poiché i sottrattori avranno la consapevolezza che il furto non verrà rilevato.

Livelli delle scorte

I livelli delle scorte saranno inaffidabili portando a mancati ordini di acquisto o scorte eccessive di un articolo.

I conteggi inventariali ben eseguiti aumentano l’accuratezza dell’inventario del negozio portando ad una migliore pianificazione del flusso di cassa attraverso acquisti e vendite più redditizie.

Un fattore chiave di perdita delle entrate è una cattiva gestione dei riordini automatici.

Se le tue scorte disponibili sono esaurite e il tuo sistema pensa che tu abbia 9 articoli quando ne hai solo 3 perché non hai gestito l’inventario, potresti trovarti uno scaffale vuoto con conseguente perdita di vendita. La gestione automatizzata dei riordini è uno strumento utile per gestire in modo intelligente le scorte in base alle vendite del periodo.

scorte di inventario

Conteggi inventariali parziali e completi

I conteggi dell’inventario dovrebbero essere eseguiti in diversi periodi dell’anno per evidenziare e verificare eventuali anomalie. Quindi si dovranno eseguire:

> Conteggi completi che vengono generalmente fatti una volta all’anno, solitamente alla fine dell’anno finanziario per fornire il valore del proprio magazzino.

> Conteggi parziali che vengono eseguiti su piccole sezioni di un negozio e/o magazzino per rilevare eventuali anomalie.

I conteggi parziali aiutano anche a ridurre la quantità di lavoro richiesto durante il conteggio completo di fine anno.

I conteggi parziali possono essere organizzati in modi differenti: ad esempio possono essere fatti per settori del negozio (ad esempio inventario della sezione calzature), per marchio, per tipo di prodotto o per importanza dei prodotti per la propria attività.

Con quest’ultima opzione ha senso contare gli articoli dell’inventario che costituiscono la maggior parte delle vendite più spesso rispetto ai prodotti a movimentazione più lenta.

inventario veloce

Come ottimizzare i conteggi dell’inventario fisico

Ci sono molte cose che puoi fare per minimizzare l’interruzione delle operazioni di conteggio e assicurarti che le operazioni inventariali vengano eseguite nel modo più fluido possibile.

Utilizzare un lettore per la scansione dei codici a barre degli articoli offre un indiscusso vantaggio tecnologico che fa risparmiare tempo e denaro.

lettore barcode

Inoltre, l’utilizzo di un software con un modulo per il magazzino permette di eseguire le operazioni di conteggio velocemente e senza errori.

Esistono in commercio moltissimi software per tutte le esigenze e per qualsiasi budget.

Quindi il primo passo per eseguire un inventario è l’acquisto di un software gestionale e l’utilizzo di un lettore barcode o di un terminale.

Un magazzino che non viene gestito con strumenti informatici e dispositivi per l’identificazione automatica comporta un lavoro manuale lungo e spesso con dati discordanti dalla situazione reale.

L’utilizzo di un lettore presuppone che tutti gli articoli siano dotati di codici a barre. Qualora fossero presenti articoli senza codice a barre si dovrebbe attribuire un’etichetta con codice a barre anche a questi articoli. In questo ultimo caso utilizzare una stampante di etichette semplifica e velocizza il lavoro di etichettatura degli articoli non dotatati di barcode.

Zebra-ZD410 STAMPANTE TERMICA DI ETICHETTE

Quindi gli strumenti utili per gestire un inventario in modo semplice e veloce sono:

  • software di magazzino, eventualmente sostituibile, per un piccolo inventario con un foglio Excel
  • lettore di codici a barre o terminale da magazzino
  • stampante di etichette

Pianificazione e preparazione dei conteggi inventariali

Prova a pianificare i conteggi parziali dell’inventario quando ti aspetti che i livelli delle scorte siano al minimo: questo ridurrà il costo e il tempo necessari per il tuo conteggio.

Diversi giorni prima del conteggio programmato, esegui una rapida scansione visiva dell’inventario che prevedi di contare. Risparmierai tempo durante il conteggio se prepari le merci da inventariare in stock ordinati e correggi, prima dei conteggi, eventuali articoli con codici a barre mancanti.

Cerca di preparare con anticipo un ordine logistico per procedere in modo veloce senza intoppi

Smaltisci eventuali scorte difettose o obsolete per risparmiare sui tempi necessari per contare merce che non deve rientrare nei conteggi dell’inventario

Pre-contare prodotti o aree a movimento lento

Se ci sono delle aree o dei prodotti che hanno una rotazione lenta è consigliabile programmare dei conteggi parziali prima dell’inventario generale. Ricordarsi di contrassegnare o bloccare queste aree per evitare che vengano nuovamente conteggiate durante l’inventario completo.

Congelare e ridurre le attività di magazzino

Cercare di chiudere e spedire tutti gli ordini aperti per ridurre al minimo la possibilità di contare lo stock già assegnato.

Inoltre, interrompi le consegne e gli spostamenti delle merci subito prima del conteggio per evitare di duplicare o omettere le quantità con il cambiamento dei livelli di scorte.

etichette colorate per magazzino e scaffali

Completa tutti i documenti per prodotti già consegnati o spediti

Qualsiasi prodotto consegnato prima del conteggio e incluso nel conteggio deve essere elaborato nel software di inventario prima di iniziare il conteggio. Per gli articoli venduti ma non consegnati assicurarti che vengano elaborati e rimossi dalle quantità di inventario iniziali prima del conteggio

Come rendere fluido il giorno del conteggio

Per i magazzini e negozi con scorte miste è raccomandabile contare per posizione. Per ridurre al minimo il conteggio doppio degli articoli o il non conteggio di articoli sotto scorta contare per posizione e non per prodotto.

Non spostare alcun prodotto durante il conteggio

La ricerca di oggetti fuori posto è comune durante il conteggio delle scorte, ma questa è una pratica che spesso conduce ad errori.

Spostare gli oggetti durante il conteggio delle scorte aumenterà notevolmente le probabilità di doppio conteggio.

È preferibile finire il conteggio in modo accurato e poi riposizionare gli elementi fuori posto nelle ubicazioni corrette una volta finiti tutti i conteggi inventariali.

Contrassegnare le aree appena completate

Dopo aver scansionato centinaia di elementi, è facile dimenticare ciò che è stato o non è stato contato.

Assicurarsi di contrassegnare le aree inventariate non appena completate per evitare la duplicazione.

Il conteggio delle scorte è un costo stressante ma necessario per gestire un’attività di vendita al dettaglio poiché disporre di rapporti accurati sui prodotti disponibili è fondamentale per prendere le migliori decisioni in materia di marketing, vendite e acquisti.

Se vuoi un consiglio per il tuo inventario contattaci

Ing. Cristina Urbisaglia

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