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COME CODIFICARE GLI ARTICOLI DEL TUO MAGAZZINO CON IL CODICE A BARRE

La codifica del magazzino consiste nell’associare a ciascun prodotto un codice univoco, che può essere una sequenza di numeri o una sequenza di lettere e numeri.

Sequenza univoca significa che nel tuo magazzino non possono coesistere 2 prodotti differenti con lo stesso codice.

Il codice assegnato all’articolo consente di inserire il prodotto all’interno del database del tuo software gestionale e a questo codice potrai associare tutte le caratteristiche del prodotto come la descrizione, il prezzo, l’ubicazione, il lotto, il seriale o qualsiasi altro fattore identificativo del prodotto.

come codificare i tuoi prodotti con il barcode

Il codice univoco sarà poi trasformato dal tuo gestionale o dal software della tua stampante di etichette in un codice a barre, cioè una sequenza simbolica di barre e spazi leggibile da un lettore barcode o da un palmare con lettore ottico integrato.

La gestione della tua attività con il codice a barre ti consente di realizzare un automatismo che rende qualsiasi processo veloce, senza errori ed estremamente efficiente.

Esistono diversi modi per codificare i prodotti.

Puoi utilizzare sequenze di:

  • numeri
  • numeri e lettere
  • numeri, lettere e altri caratteri

L’aspetto fondamentale è scegliere una sequenza che abbia un numero limitato di caratteri, se possibile sempre della stessa lunghezza, in modo da creare stringhe coerenti e che possano essere anche agevolmente interpretabili dall’occhio umano (senza l’utilizzo di lettori).

È fondamentale scegliere la famiglia di codice a barre o codici bidimensionali con il quale rappresenterai la sequenza.

In alcuni settori la scelta della tipologia di codice a barre è obbligatoria.

Quindi, ad esempio, se vendi i tuoi prodotti nella grande distribuzione dovrai utilizzare l’EAN 13 o l’EAN 8, nel settore farmaceutico si utilizza il codice 39, l’interleaved 2 di 5 e il DataMatrix, che riassume le informazioni presenti negli altri due in un unico codice, per la logistica di magazzino viene frequentemente utilizzato il codice 128.

Una volta scelta la tipologia di codice a barre da utilizzare, con il tuo software gestionale potrai creare i codici di ogni articolo.

La maggior parte dei sistemi software rendono questo processo semplice e automatico.

Nei video di seguito puoi vedere come lavorano il software gestionale Danea EasyFatt e il software BarTender per generare il codice a barre a partire dalla sequenza numerica o alfanumerica che hai scelto per i tuoi articoli.

CODICE A BARRE PARLANTE: PERCHE’ NON CONVIENE FARLO

Alcune attività decidono di codificare i prodotti scegliendo una codifica parlante, cioè una sequenza di numeri e lettere che dia indicazioni sull’articolo.

Questa è una pratica fondamentalmente errata perché

  • rischi di creare codici a barre troppo lunghi che non trovano spazio sulla tua confezione
  • crei codici di lunghezza variabile
  • la codifica parlante rappresenta una stringa che è interpretabile (parlante) solo per te che hai concepito la codifica

Quindi, la sequenza di codifica che crei non deve avere un significato, ma deve rappresentare la chiave di accesso alle informazioni del prodotto memorizzate nel tuo database.

Ad esempio, se ti hanno richiesto l’EAN13 per i tuoi prodotti il GS1 Italy, l’unico ente autorizzato in Italia a rilasciare i numeri univoci, autorizzati e legittimi per i codici EAN, ti invierà un pacchetto base (foglio Excel) di 1.000 codici GS1 (EAN) univoci per l’identificazione dei tuoi prodotti e per la stampa delle etichette con i codici a barre.

Una volta ricevuti i numeri EAN per i barcode devi collegare gli EAN ai tuoi prodotti.

Puoi procedere in 2 modi:

  • aggiungere al foglio Excel ricevuto da GS1 Italy la descrizione di ciascun prodotto per ogni numero EAN
  • gestire il legame tra il numero EAN e prodotto nel gestionale della tua azienda

Qualsiasi sia la procedura che decidi di intraprendere quando scansioni il codice a barre del tuo prodotto il lettore barcode o il terminale deve poter leggere le informazioni collegate al codice a barre e trasmetterle ad un sistema informatico in grado di elaborarle e registrarle aggiornando la giacenza.

Quindi il cuore della gestione di un magazzino con il codice a barre è un software gestionale in grado di tenere costantemente monitorato il magazzino, aggiornando le quantità dei tuoi articoli in base alle scansioni dei prodotti in entrata e in uscita.

È possibile utilizzare i codici a barre anche gestendo il magazzino attraverso Excel, ma in questo modo non realizzi un vero automatismo, perché rimane una procedura manuale con una probabilità di errore molto elevata.

Se vuoi iniziare a gestire il tuo magazzino con il codice a barre contattaci per scegliere insieme a noi la soluzione giusta per le tue esigenze.

Ing. Cristina Urbisaglia

cristina@acsistemisrl.com

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