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Come fare un Inventario di magazzino con Excel e un palmare CON LETTORE DI CODICE A BARRE

In molte aziende si utilizza ancora Excel per gestire l’inventario.

Pur avendo gestionali performanti, in alcuni settori aziendali si preferisce utilizzare un foglio Excel, più facile e immediato da utilizzare per un semplice inventario.

Se sono sufficienti solo pochi campi come il codice articolo, la descrizione, la quantità e in alcuni casi l’ubicazione, sicuramente per molti Excel è la soluzione più conosciuta.

Abbiamo sviluppato l’applicazione GESTINV, per integrare un file Excel ed un palmare con lettore di codici a barre.

In questo modo il tuo flusso operativo sarà più veloce e privo di errori.

Come fare un Inventario di magazzino con Excel e un palmare CON LETTORE DI CODICE A BARRE

FUNZIONAMENTO

L’utilizzo è semplice, il file Excel viene importato nel palmare utilizzando la copertura wifi, in modo tale che l’operazione sia veloce e senza cavi.

Una volta pre-caricato il file si può iniziare la verifica dell’inventario.

La prima operazione da fare è leggere il codice a barre e se l’articolo è presente nel file pre-caricato viene visualizzata la descrizione, la giacenza e ubicazione.

A questo punto inseriamo la nuova quantità o confermiamo quella pre-caricata e questa operazione deve essere ripetuta per tutti gli articoli presenti in magazzino.

Inoltre, se durante l’inventario viene letto un codice a barre di un nuovo prodotto non presente nel vostro file Excel, possiamo inserire manualmente la descrizione, la giacenza e l’ubicazione, in modo tale che una volta ultimato il conteggio fisico degli articoli, il palmare ci restituisca un file aggiornato con tutte le referenze.

Ultimata la spunta si invia il nuovo file dal terminale al PC sempre tramite la connessione wifi: il nuovo file Excel avrà gli stessi campi del precedente file importato.

DESCRIZIONE DEL PROGRAMA INVENTARIO  GestInv

In questa sezione descriviamo le caratteristiche generali dell’applicazione GestInv

Nel menu “impostazioni generali”, ci sono due flag

  • descrizione obbligatoria
  • ubicazione obbligatoria

Questa opzione è stata implementata per andare incontro a esigenze diverse, quindi, ad esempio, impostando descrizione obbligatoria ogni volta che inserisci un nuovo articolo leggendo il codice a barre dovrai anche inserire la descrizione.

Lo stesso discorso è esteso anche al campo ubicazione che puoi rendere obbligatorio o meno.

Quando si legge un codice automaticamente si incrementa la quantità (diminuendola dalla giacenza se presente)

Se il codice a barre è presente in anagrafica viene visualizzata la descrizione, la giacenza e l’ubicazione

Se il prodotto non è presente nel file Excel ci sono 2 opzioni di funzionamento:

  1. Se i flag relativi alla descrizione e all’ubicazione sono attivi si devono inserire obbligatoriamente i relativi campi
  2.  Se i flag non sono attivi si può modificare la descrizione  e l’ubicazione,  oppure  se si preferisce si possono lasciare i campi vuoti

Il file di output conterrà i dati inseriti nel terminale con il seguente tracciato:

CodiceProdotto;Descrizione;Quantità;Ubicazione

Il file Excel da importare nel palmare dovrà essere formato dal seguente tracciato csv 

CodiceProdotto;Descrizione;Quantità;Ubicazione

L’unico campo obbligatorio è il codice prodotto.

Questa soluzione prevede la fornitura di un palmare Android robusto con lettore di codici a barre integrato e l’app GESTINV pre-installata.

Con molta semplicità potrai gestire il tuo inventario in Excel e poi, non preoccuparti per la configurazione e installazione, ci pensiamo noi.

Se ti occorre una soluzione completa per il tuo inventario contattaci

Andrea Capponi

📧 info@acsistemisrl.com

📞 06.51848187

🌍 http://www.acsistemisrl.com/index.html


GESTIRE L’INVENTARIO E IL MAGAZZINO CON IL CODICE A BARRE: QUELLO CHE TI OCCORRE PER INIZIARE

Per gestire l’inventario con il codice a barre è importante comprendere le basi di un sistema di identificazione automatica.

I componenti principali che devi prendere in considerazione sono:

  • Hardware per la lettura e la stampa del codice a barre
  • Software per la gestione del  codice a barre
  • Il codice a barre stesso
codice a barre sui prodotti come gestirlo

In questo articolo esamineremo questi 3 componenti, nonché il modo in cui il codice a barre viene utilizzato come parte fondamentale della gestione dell’inventario e di tutte le operazioni di magazzino, come carico e scarico merce

HARDWARE PER LA GESTIONE DEL CODICE A BARRE

L’hardware per la gestione di un sistema basato sui codici a barre è composto da :

  • Lettori  di codici a barre
  • Stampanti di etichette
  • Palmari con lettore di codice a barre integrato

Il tipo di hardware che utilizzerai per la gestione del codice a barre dipende dal tuo flusso operativo e dall’ambiente in cui lavori.

Pertanto, alcune attività avranno bisogno solo di uno scanner collegato con cavo USB al PC, mentre altre aziende potrebbero gestire il magazzino con terminali portatili e lettori wireless che permettono di lavorare in mobilità .

Quindi se hai un negozio e il tuo flusso di lavoro si svolge sul punto cassa un semplice lettore con cavo potrebbe essere l’unico strumento necessario.

lettore di codice a barre Datalogic per il punto vendita e la cassa

Se invece hai un magazzino con zone di carico e scarico  merce dedicate l’utilizzo di palmari e lettori wireless o lettori di codice a barre indossabili rendono il tuo flusso lavorativo estremamente efficiente riducendo drasticamente la possibilità di errore.

STAMPANTE DI ETICHETTE

Puoi scegliere tra diversi modelli con costi differenti , tuttavia tutto ciò di cui hai veramente bisogno quando stai per iniziare , è una semplice stampante di etichette.

Le stampanti a  trasferimento termico o termiche offrono la tecnologia di stampa più veloce, economica ed efficiente.

Generano codici a barre chiari e leggibili con un costo stampa minore di qualsiasi altra tecnologia, sono progettate per stampare etichette con codice a barre e lo fanno meglio di qualsiasi altra tecnologia

LETTORE DI CODICE A BARRE

Il secondo componente hardware di cui avrai bisogno è uno scanner di codici a barre.

Per trarre vantaggio da un lettore di codice a barre  è importante scegliere quello giusto per le tue esigenze, altrimenti rischi di acquistare un modello che non sia in grado di leggere i tuoi codici a barre o non possa essere opportunamente configurato per trasmettere il dato come ti occorre.

Se vuoi approfondire l’argomento per selezionare  il lettore giusto puoi leggere le nostre guide

PALMARI CON LETTORE DI CODICE A BARRE

I terminali portatili sono uno strumento indispensabile se devi gestire il magazzino della tua attività in mobilità.

Carico e scarico di magazzino, inventario e controllo merci se eseguiti con un palmare dotato di lettore di codice a barre sono procedure più veloci e  soprattutto prive di errori.

Tuttavia, scegliere il palmare che abbia le caratteristiche adatte al tuo lavoro non è una selezione banale, considerata la vasta gamma di modelli offerti dal mercato.

terminale per la gestione del tuo magazzino con codice a barre

Ci sono alcune caratteristiche fondamentali che devi valutare per scegliere il terminale giusto:

  • sistema operativo e software che devi installare sul terminale
  • tipo di connettività: devi lavorare solo sotto copertura wifi o ti occorre anche una scheda SIM?
  • fattore di forma: esistono terminali che hanno un fattore di forma simile a quello di uno smartphone rinforzato e modelli più robusti, per ambienti impegnativi, dotati di tastiera fisica e di una serie di accessori per il trasporto e il montaggio sul veicolo

SOFTWARE PER LA GESTIONE DEL CODICE A BARRE

Per gestire qualsiasi movimentazione con il codice a barre  hai bisogno di un software.

Il software rappresenta il cuore di un qualsiasi sistema di tracciabilità, inventario e gestione del magazzino.

Il software ti serve per analizzare i dati e archiviarli.

Il software ti consente  l’acquisizione rapida ed efficiente dei prodotti in entrata, in uscita e in giacenza sia che utilizzi un semplice lettore che un palmare.

Perché ti occorre un software per gestire il codice a barre?

Il codice a barre è un’immagine, formata da una sequenza di barre nere e spazi bianchi che quando la leggi con uno scanner si traduce in una stringa alfanumerica o numerica.

Quindi quando scansioni un codice ottieni una sequenza solo di numeri oppure numeri e lettere senza alcuna informazione.

Tramite il software puoi associare ad una specifica stringa le caratteristiche del prodotto come descrizione, prezzo, peso, fornitore, etc…

Ad ogni articolo del tuo magazzino deve corrispondere un codice  a barre univoco e quindi una stringa di identificazione univoca: il software ti permette di associare una stringa specifica ad un determinato prodotto e a tutti gli attributi del prodotto.

Una volta eseguita l’associazione potrai avere un’analisi completa del singolo prodotto quindi:

tutte le movimentazioni di magazzino in entrata e in uscita, cioè da chi hai comprato quel prodotto, quando lo hai acquistato, a chi lo hai venduto, la quantità in giacenza, il prezzo di acquisto e  di vendita, etc…

IL CODICE A BARRE

Dopo aver verificato la compatibilità con i dispositivi per la lettura e la stampa del codice a barre e il software, devi selezionare la simbologia di codice che rappresenterà i tuoi prodotti.

Esistono codici a barre 1D (lineari), come il comune codice EAN13, il codice 128, il codice 39 e codici a barre 2D, come il QR e il Data Matrix

È meglio l’utilizzo di un codice 2D o 1D?

Dipende dall’applicazione. A seconda del compito che deve svolgere il codice, queste 2 categorie di codici soddisfano esigenze diverse e ognuno ha i suoi vantaggi.

I codici 1D sono adatti per l’identificazione di prodotti le cui informazioni cambiano frequentemente. In questo caso il codice 1D che identifica il prodotto sarà l’elemento di collegamento al database che contiene i dati dinamici variabili sul prodotto, come ad esempio il prezzo, la descrizione, la giacenza,ecc…

I codici 2D invece, in virtù della capacità di codificare una gran quantità di caratteri, possono essere dei codici “parlanti” e quindi contenere tutte le informazioni necessarie all’identificazione del prodotto.

Ad esempio, il codice QR può contenere fino a 2.509 caratteri numerici o 1.520 caratteri alfanumerici. Ciò ha reso questi codici molto popolari per scopi pubblicitari in quanto possono trasferire rapidamente il collegamento a un sito web e informazioni commerciali con una singola scansione.

codice 2D

La considerazione più importante quando si seleziona la famiglia di codice da adottare per la gestione del magazzino è scegliere un’opzione di codifica che sia logica e il più semplice possibile.

CONCLUSIONI

Il magazzino deve gestire le attività di spedizione, ricezione, rifornimento, prelievo e imballaggio che spesso si verificano contemporaneamente.

I codici a barre forniscono a ogni articolo un identificatore univoco che semplifica la movimentazione dei prodotti sia all’interno che verso l’esterno del magazzino.

L’utilizzo di fogli di calcolo e/o di  immissione manuale dei dati per eseguire conteggi di inventario e altre attività può portare a errori rallentando notevolmente il flusso aziendale.

L’utilizzo del codice a barre ti consente non solo di contrassegnare i singoli prodotti ma anche  ogni posizione del magazzino come scaffalature, pallet e contenitori con un’etichetta che può essere facilmente scansionata in qualsiasi momento con un lettore.

Ciò è utile per eseguire velocemente e ciclicamente i conteggi e trasferire l’inventario tra reparti o ubicazioni.

Se vuoi iniziare a gestire il tuo magazzino con il codice a barre e desideri un nostro consiglio CONTATTACI

Ing. Cristina Urbisaglia

cristina@acsistemisrl.com

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Come eseguire i conteggi dell’inventario nei negozi e piccoli magazzini

Il modo in cui viene gestito l’inventario ha un impatto incisivo sulla redditività dell’azienda.

Le operazioni di conteggio dei beni nelle fasi di inventario sono uno dei compiti più noiosi: sono costosi da eseguire, richiedono molto tempo e sono soggetti a errori umani.

D’altronde, conoscere le movimentazioni delle merci ti permetterà di prendere decisioni sulle merci danneggiate, su eventuali furti, articoli poco richiesti e ti aiuterà a fare acquisti commisurati ai dati di vendita.+come fare un inventario

I conteggi dell’inventario devono essere eseguiti in modo sistematico per evitare perdite e errori dovuti ad una gestione non organizzata.

Facciamo una panoramica dei miglioramenti che possiamo apportare eseguendo un inventario periodico e quali sono gli strumenti che permettono di eseguire i conteggi velocemente e senza errori

Contrazione dei beni inventariati

Errori nella fase di entrata merci e carico di magazzino, anagrafica delle merci non gestita tramite codice a barre e furti determinano nel tempo una diminuzione dei beni.

Il costo del restringimento del magazzino è significativo se non viene notato poiché non si perde solo il valore dei beni ma anche le vendite che potrebbero essere state fatte da tali beni.

conteggi inventario

Inoltre, le aziende che non eseguono regolarmente i conteggi inventariali e mancano di una gestione ordinata e organizzata del magazzino incoraggiano una contrazione crescente se la sottrazione delle merci è dovuta a furto, poiché i sottrattori avranno la consapevolezza che il furto non verrà rilevato.

Livelli delle scorte

I livelli delle scorte saranno inaffidabili portando a mancati ordini di acquisto o scorte eccessive di un articolo.

I conteggi inventariali ben eseguiti aumentano l’accuratezza dell’inventario del negozio portando ad una migliore pianificazione del flusso di cassa attraverso acquisti e vendite più redditizie.

Un fattore chiave di perdita delle entrate è una cattiva gestione dei riordini automatici.

Se le tue scorte disponibili sono esaurite e il tuo sistema pensa che tu abbia 9 articoli quando ne hai solo 3 perché non hai gestito l’inventario, potresti trovarti uno scaffale vuoto con conseguente perdita di vendita. La gestione automatizzata dei riordini è uno strumento utile per gestire in modo intelligente le scorte in base alle vendite del periodo.

scorte di inventario

Conteggi inventariali parziali e completi

I conteggi dell’inventario dovrebbero essere eseguiti in diversi periodi dell’anno per evidenziare e verificare eventuali anomalie. Quindi si dovranno eseguire:

> Conteggi completi che vengono generalmente fatti una volta all’anno, solitamente alla fine dell’anno finanziario per fornire il valore del proprio magazzino.

> Conteggi parziali che vengono eseguiti su piccole sezioni di un negozio e/o magazzino per rilevare eventuali anomalie.

I conteggi parziali aiutano anche a ridurre la quantità di lavoro richiesto durante il conteggio completo di fine anno.

I conteggi parziali possono essere organizzati in modi differenti: ad esempio possono essere fatti per settori del negozio (ad esempio inventario della sezione calzature), per marchio, per tipo di prodotto o per importanza dei prodotti per la propria attività.

Con quest’ultima opzione ha senso contare gli articoli dell’inventario che costituiscono la maggior parte delle vendite più spesso rispetto ai prodotti a movimentazione più lenta.

inventario veloce

Come ottimizzare i conteggi dell’inventario fisico

Ci sono molte cose che puoi fare per minimizzare l’interruzione delle operazioni di conteggio e assicurarti che le operazioni inventariali vengano eseguite nel modo più fluido possibile.

Utilizzare un lettore per la scansione dei codici a barre degli articoli offre un indiscusso vantaggio tecnologico che fa risparmiare tempo e denaro.

lettore barcode

Inoltre, l’utilizzo di un software con un modulo per il magazzino permette di eseguire le operazioni di conteggio velocemente e senza errori.

Esistono in commercio moltissimi software per tutte le esigenze e per qualsiasi budget.

Quindi il primo passo per eseguire un inventario è l’acquisto di un software gestionale e l’utilizzo di un lettore barcode o di un terminale.

Un magazzino che non viene gestito con strumenti informatici e dispositivi per l’identificazione automatica comporta un lavoro manuale lungo e spesso con dati discordanti dalla situazione reale.

L’utilizzo di un lettore presuppone che tutti gli articoli siano dotati di codici a barre. Qualora fossero presenti articoli senza codice a barre si dovrebbe attribuire un’etichetta con codice a barre anche a questi articoli. In questo ultimo caso utilizzare una stampante di etichette semplifica e velocizza il lavoro di etichettatura degli articoli non dotatati di barcode.

Zebra-ZD410 STAMPANTE TERMICA DI ETICHETTE

Quindi gli strumenti utili per gestire un inventario in modo semplice e veloce sono:

  • software di magazzino, eventualmente sostituibile, per un piccolo inventario con un foglio Excel
  • lettore di codici a barre o terminale da magazzino
  • stampante di etichette

Pianificazione e preparazione dei conteggi inventariali

Prova a pianificare i conteggi parziali dell’inventario quando ti aspetti che i livelli delle scorte siano al minimo: questo ridurrà il costo e il tempo necessari per il tuo conteggio.

Diversi giorni prima del conteggio programmato, esegui una rapida scansione visiva dell’inventario che prevedi di contare. Risparmierai tempo durante il conteggio se prepari le merci da inventariare in stock ordinati e correggi, prima dei conteggi, eventuali articoli con codici a barre mancanti.

Cerca di preparare con anticipo un ordine logistico per procedere in modo veloce senza intoppi

Smaltisci eventuali scorte difettose o obsolete per risparmiare sui tempi necessari per contare merce che non deve rientrare nei conteggi dell’inventario

Pre-contare prodotti o aree a movimento lento

Se ci sono delle aree o dei prodotti che hanno una rotazione lenta è consigliabile programmare dei conteggi parziali prima dell’inventario generale. Ricordarsi di contrassegnare o bloccare queste aree per evitare che vengano nuovamente conteggiate durante l’inventario completo.

Congelare e ridurre le attività di magazzino

Cercare di chiudere e spedire tutti gli ordini aperti per ridurre al minimo la possibilità di contare lo stock già assegnato.

Inoltre, interrompi le consegne e gli spostamenti delle merci subito prima del conteggio per evitare di duplicare o omettere le quantità con il cambiamento dei livelli di scorte.

etichette colorate per magazzino e scaffali

Completa tutti i documenti per prodotti già consegnati o spediti

Qualsiasi prodotto consegnato prima del conteggio e incluso nel conteggio deve essere elaborato nel software di inventario prima di iniziare il conteggio. Per gli articoli venduti ma non consegnati assicurarti che vengano elaborati e rimossi dalle quantità di inventario iniziali prima del conteggio

Come rendere fluido il giorno del conteggio

Per i magazzini e negozi con scorte miste è raccomandabile contare per posizione. Per ridurre al minimo il conteggio doppio degli articoli o il non conteggio di articoli sotto scorta contare per posizione e non per prodotto.

Non spostare alcun prodotto durante il conteggio

La ricerca di oggetti fuori posto è comune durante il conteggio delle scorte, ma questa è una pratica che spesso conduce ad errori.

Spostare gli oggetti durante il conteggio delle scorte aumenterà notevolmente le probabilità di doppio conteggio.

È preferibile finire il conteggio in modo accurato e poi riposizionare gli elementi fuori posto nelle ubicazioni corrette una volta finiti tutti i conteggi inventariali.

Contrassegnare le aree appena completate

Dopo aver scansionato centinaia di elementi, è facile dimenticare ciò che è stato o non è stato contato.

Assicurarsi di contrassegnare le aree inventariate non appena completate per evitare la duplicazione.

Il conteggio delle scorte è un costo stressante ma necessario per gestire un’attività di vendita al dettaglio poiché disporre di rapporti accurati sui prodotti disponibili è fondamentale per prendere le migliori decisioni in materia di marketing, vendite e acquisti.

Se vuoi un consiglio per il tuo inventario contattaci

Ing. Cristina Urbisaglia

puoi contattarmi su cristina@acsistemisrl.com

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puoi contattarmi su andrea@acsistemisrl.com

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