Molti responsabili di magazzino si stanno affidando alle tecnologie di automazione per migliorare l’efficienza operativa, ridurre i costi e rimanere competitivi.
Tra queste tecnologie, la scansione dei codici a barre è rimasta una delle più diffuse, perché con un costo iniziale contenuto permette una gestione automatizzata di tutti i processi legati alla movimentazione e allo stoccaggio delle merci.
Un magazzino tipico deve gestire attività di spedizione, ricezione, rifornimento, prelievo e imballaggio che spesso si svolgono simultaneamente.
I codici a barre forniscono a ogni articolo, contenitore e scaffale un identificativo univoco che semplifica il trasferimento e la tracciabilità delle merci tra diverse sedi, sia all’interno che all’esterno dell’azienda.
Ci sono molte considerazioni da valutare prima, durante e dopo l’implementazione dei codici a barre e questa guida ti aiuterà a comprendere i principi fondamentali necessari per una transizione di successo da una fase manuale ad una automatica.
La codifica tramite barcode in magazzino consente di etichettare non solo ogni singolo prodotto, ma anche ogni ubicazione del magazzino (utilizzando etichette a pavimento o etichette sospese), scaffale, pallet e contenitore con un’etichetta facilmente scansionabile in qualsiasi momento.
Questa funzionalità è realizzata attraverso strumenti di identificazione automatica come lettori, terminali e stampanti che rendono il processo fluido, veloce e privo degli errori generati da una gestione manuale.
Oltre alla scansione automatica, i codici a barre offrono alcuni vantaggi esclusivi, importanti per le operazioni di magazzino:
- maggiore velocità di elaborazione degli ordini
- riduzione dei costi amministrativi e operativi
- minore numero di errori
- maggiore accuratezza dell’inventario e del conteggio ciclico
- eccellente scalabilità per future espansioni
- un layout di magazzino professionale e organizzato
L’utilizzo del codice a barre in magazzino consente inoltre di sviluppare un sistema di controllo dell’inventario continuo monitorando i dati in tempo reale.
Sommario
PASSO 1 – CREA IL TUO PIANO DI CODIFICA
Qualsiasi nuova implementazione di un sistema basato sul codice a barre deve iniziare da un piano di codifica, in altre parole:
- stabilisci quale tipologia (famiglia) di codice a barre utilizzerai
- su quali prodotti dovrai stampare il codice a barre
- determina se ti sarà utile effettuare una mappatura delle locazioni del magazzino
- decidi quali processi saranno eseguiti attraverso la lettura del codice
Ad esempio, puoi prevedere di effettuare l’arrivo merce con un terminale portatile leggendo il codice del prodotto e inserendo la quantità oppure l’evasione ordini
Come utilizzare il codice a barre?
Esistono centinaia di famiglie differenti di codici a barre, in alcuni settori dovrai rispettare lo standard specifico del settore, oppure se devi codificare il tuo magazzino puoi utilizzare il codice 128 o anche, se rivendi prodotti, puoi utilizzare i codici a barre del tuo fornitore
Per i magazzini che collaborano a stretto contatto con fornitori e rivenditori, potrebbe essere utile analizzare e determinare le simbologie dei codici a barre per allineare i sistemi di scansione lungo tutta la catena di approvvigionamento.
Qualsiasi sia la tua decisione, è fondamentale determinare a priori uno standard di codifica uniforme che ti garantisca compatibilità e coerenza tra i diversi componenti del sistema.
Ogni articolo deve avere un codice a barre univoco
Se gli spazi della tua attività lo consentono, prevedi una mappatura del magazzino.
L’inizio è il momento perfetto per esaminare il flusso di inventario all’interno del magazzino e determinare il modo migliore per contrassegnare le diverse ubicazioni come scaffalature, corridoi, ma anche eventuali aree interne o esterne destinate al carico e allo scarico delle merci.
Se hai un magazzino già operativo, saranno già in atto diversi processi manuali.
Il vero valore di un sistema basato sui codici a barre risiede nel miglioramento dell’efficienza e la revisione delle procedure esistenti e identificare quali passaggi possono essere sostituiti con i codici a barre: ad esempio carico e scarico merce, evasione ordini e ovviamente l’inventario
PASSO 2 – SCEGLI IL SOFTWARE PIÙ ADATTO
Quando si utilizza un sistema barcode il software è l’aspetto primario, il cuore di un sistema di codifica, che consente di memorizzare, elaborare e tracciare tutte le risorse e i movimenti associati a ciascun prodotto.
Sia che tu già utilizzi un software, sia che tu lo debba acquistare, è fondamentale analizzare la compatibilità del software con gli strumenti di identificazione automatica.
Devi verificare che il software ti consenta di stampare etichette con il codice a barre e che tu possa lavorare con scanner e terminali barcode per velocizzare le operazioni logistiche.
Approfondire come e con quali dispositivi il software che utilizzi può interfacciarsi e comunicare è un aspetto sul quale devi soffermarti prima di effettuare qualsiasi acquisto di dispositivi hardware.
PASSO 3 – SELEZIONE DELLA SIMBOLOGIA DEL CODICE A BARRE PIU’ EFFICACE
Dopo aver verificato la compatibilità tra il software e i dispositivi di scansione e stampa devi scegliere la simbologia di codice a barre che utilizzerai.
Esistono centinaia di famiglie differenti di codici, ma tutti rientrano in 2 macrocategorie:
- codici a barre lineari o 1D
- codici bidimensionali o 2D
I codici a barre (1D) rappresentano i dati attraverso una sequenza di linee e spazi bianchi, possono codificare stringhe numeriche, alfanumeriche e simboli con un numero di caratteri limitato (dipende dalla specifica famiglia).
Quanto più si aggiungono caratteri da codificare, tanto più il codice sarà lungo.
Un codice a barre 1D utilizza linee verticali di larghezza variabile per codificare dati numerici (solo numeri) o alfanumerici (numeri e lettere).
I codici a barre 1D più utilizzati sono: Codice 128, Codice 39, EAN 13, EAN 8, Ean 128, Interleaved 2 di 5, GS1, Codice Farmaceutico, UPC; Codice 32
I codici a barre 2D memorizzano le informazioni in verticale e in orizzontale, in modo da poter codificare più dati in uno spazio più piccolo, per una migliore correzione degli errori e per supportare quantità di dati molto più elevate.
La considerazione più importante nella selezione delle etichette con codice a barre è la scelta di un’opzione di codifica logica e il più semplice possibile.
Quindi nella scelta della simbologia di codice che utilizzerai devi tener conto dello spazio riservato all’etichetta sul prodotto: codifiche molto lunghe richiedono etichette più grandi
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PASSO 4 – PROGETTA E STAMPA LE TUE ETICHETTE
In questa fase devi creare un layout dell’etichetta con codice a barre che si adatti bene alla destinazione d’uso all’interno del tuo magazzino.
In molti casi, sarà necessaria una combinazione di design e materiali differenti per adattarsi a diversi ambienti fisici, posizioni e metodi di fissaggio.
Alcune delle etichette più comuni scelte per l’uso in magazzino sono:
etichette scaffale: queste etichette vengono solitamente stampate su materiali resistenti come il poliestere o il polipropilene
Ulteriori opzioni includono etichette per scaffalature per celle frigorifere, che devono prevedere materiali e adesivi specifici per basse temperature ed etichette magnetiche per scaffalature.
etichette multilivello: solitamente per una migliore visibilità e organizzazione un’etichetta per scaffalature multilivello utilizza la codifica a colori per identificare i diversi livelli all’interno del sistema di scaffalature.
etichette prodotto: le etichette prodotto sono solitamente stampate su carta, eventualmente anche carta termica se i tuoi prodotti sono all’interno ed hanno un ciclo di vita limitato nel tempo. Diversamente devi valutare materiali più resistenti e se necessario adatti per l’esterno e per condizioni avverse come umidità, freddo, raggi UV
etichette da pavimento: le etichette da pavimento, adesive o con viti, sono un modo pratico per contrassegnare le posizioni a terra o per identificare le aree di lavoro o di stoccaggio.
etichette spedizione: queste etichette solitamente sono in carta termica perché hanno un breve ciclo di vita e vengono applicati su colli e pallet
Puoi stampare le etichette per il tuo magazzino in completa autonomia acquistando una stampante di etichette a trasferimento termico oppure a colori, scegliendo un modello in funzione delle tue esigenze e del tuo volume di stampa
Materiale delle etichette: in funzione della destinazione d’uso puoi scegliere materiali specifici dalla semplice carta a materiali resistenti come il poliestere, il polipropilene e il PVC.
Nella scelta del materiale dell’etichetta considera anche rischi aggiuntivi come l’umidità e l’abrasione che possono compromettere l’integrità del materiale e la scansionabilità del codice a barre.
Dimensioni: le stampanti di etichette possono stampare etichette in differenti formati.
La dimensione delle etichette deve essere scelta in base alle informazioni che devi stampare, allo spazio che hai a disposizione per applicarle e, se le utilizzi per la mappatura del magazzino, devono rispondere anche ad un criterio di immediata visibilità e leggibilità del codice a barre
Dopo la realizzazione delle etichette con codici a barre, è importante disporre di processi per la gestione di questo nuovo sistema.
Questi includono procedure per l’applicazione delle etichette, l’aggiornamento delle informazioni nel sistema software e la scansione degli articoli.
Devi creare uno standard nei tuoi processi per rendere tutto il processo fluido e veloce come spiegato nel seguente paragrafo
PASSO 5 – STANDARDIZZA LE PROCEDURE DI UTILIZZO
L’utilizzo dei codici a barre con un software centralizzato consente agli operatori di visualizzare i dati in tempo reale.
Un sistema automatizzato è un’eccellente risorsa per il monitoraggio degli indicatori chiave di ogni magazzino come i livelli di scorta e la rotazione delle scorte, specialmente se si gestiscono prodotti con data di scadenza, lotto oppure matricola.
Una volta definiti gli obiettivi, è possibile stabilire priorità chiare per l’intero gruppo di lavoro, misurare più facilmente i risultati e condurre sessioni di formazione efficaci per tutti coloro che sono coinvolti nei nuovi flussi di lavoro.
La gestione del magazzino dovrebbe inoltre stabilire un programma regolare per la revisione dei dati di magazzino.
Questo può aiutare a identificare i problemi in magazzino e a risolvere eventuali disagi e disallineamenti che potrebbero sorgere nei primi mesi di transizione.
CONCLUSIONI
Con un’adeguata pianificazione, puoi implementare un sistema di codici a barre in qualsiasi magazzino, aggiungendo valore reale alle tue operazioni.
Automatizzare significa ridurre errori, abbattere i costi e liberare tempo per ciò che conta davvero.
Sei pronto a fare il salto verso una gestione più efficiente?
📞 Chiamaci: siamo qui per aiutarti a fare il primo passo.
Ing. Cristina Urbisaglia
📧cristina@acsistemisrl.com
🌐https://www.acsistemisrl.com/
☎06.51848187
AC Sistemi ==> Stampa del codice a barre ==> Lettura del codice a barre ==> Marcatori per data lotto e dati variabili ==> Etichette ==> e tanto altro
Se vuoi partire con il passo giusto e le idee chiare utilizza la nostra checklist operativa
📍 FASE 1 – PIANO DI CODIFICA
☐ Ho scelto la simbologia del codice a barre più adatta (es. Code 128, EAN13, ecc.)
☐ Ho deciso se usare i codici dei fornitori o codici interni
☐ Ogni articolo ha (o avrà) un codice a barre univoco
☐ Ho definito le tipologie di prodotti o unità da codificare (prodotti, pallet, scaffali, ubicazioni, ecc.)
☐ Ho previsto una mappatura delle ubicazioni del magazzino (scaffali, corsie, aree di carico/scarico)
☐ Ho identificato i processi da automatizzare (ricezione, carico/scarico, picking, inventario, ecc.)
☐ Ho implementato uno standard di codifica univoco per tutto il magazzino
💻 FASE 2 – SCELTA E CONFIGURAZIONE DEL SOFTWARE
☐ Sto utilizzando o ho selezionato un software gestionale compatibile con lettori, terminali e stampanti di codice a barre
☐ Il software permette la stampa di etichette con codici a barre
☐ Ho verificato la compatibilità del software con i dispositivi hardware (scanner, terminali, stampanti)
☐ Ho previsto un budget per software e dispositivi
☐ Ho testato le funzionalità base del sistema barcode sul gestionale
☐ Ho valutato l’integrazione con altri sistemi in uso all’azienda (es. ERP, e-commerce, logistica)
🧾 FASE 3 – SELEZIONE DELLA SIMBOLOGIA E TIPOLOGIA DI CODICE
☐ Ho scelto tra codici 1D (lineari) e 2D (QR Code, Data Matrix)
☐ La simbologia scelta è coerente con le dimensioni dell’etichetta e con la quantità di dati da codificare
☐ Ho fatto test di lettura con gli scanner disponibili
☐ Ho documentato la simbologia scelta per formazione interna e coerenza futura
🖨️ FASE 4 – CREAZIONE E STAMPA DELLE ETICHETTE
☐ Ho progettato il layout delle etichette per ogni tipo di utilizzo (scaffali, prodotti, pavimento, spedizione, ecc.)
☐ Ho scelto materiali adeguati per ogni applicazione (es. carta termica, carta vellum, PVC, poliestere, magnetiche, ecc.)
☐ Ho definito le dimensioni corrette delle etichette in base all’applicazione d’uso
☐ Ho acquistato una stampante adatta (es. trasferimento termico, termica, a colori)
☐ Ho implementato una procedura standard per stampa e applicazione delle etichette
☐ Ho stampato e testato un primo lotto di etichette su tutti i supporti previsti
📋 FASE 5 – PROCEDURE OPERATIVE E MONITORAGGIO
☐ Ho definito le nuove procedure operative con il codice a barre per ogni processo logistico (ricevimento, picking, spedizione, inventario, ecc.)
☐ Ho programmato la formazione del personale sull’uso di lettori, terminali e software
☐ Ho attivato un monitoraggio continuo del magazzino (scorte, errori, rotazione, ecc.)
☐ Ho programmato revisioni periodiche dell’inventario
☐ Ho documentato tutto il flusso per garantire coerenza e tracciabilità
📞 SE SERVE SUPPORTO…
☐ Ho identificato un referente interno per l’implementazione
☐ Ho una checklist delle domande da porre al mio fornitore
☐ Ho a disposizione un contatto diretto per assistenza e consulenza tecnica
👉 Consiglio finale: conserva questa checklist e aggiorna regolarmente ogni voce durante il progetto. Ti aiuterà individuare subito eventuali ritardi o criticità.