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Come eseguire i conteggi dell’inventario nei negozi e piccoli magazzini

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Il modo in cui viene gestito l’inventario ha un impatto incisivo sulla redditività dell’azienda.

Le operazioni di conteggio dei beni nelle fasi di inventario sono uno dei compiti più noiosi: sono costosi da eseguire, richiedono molto tempo e sono soggetti a errori umani.

 

D’altronde, conoscere le movimentazioni delle merci ti permetterà di prendere decisioni sulle merci danneggiate, su eventuali furti, articoli poco richiesti e ti aiuterà a fare acquisti commisurati ai dati di vendita.+come fare un inventario

I conteggi dell’inventario devono essere eseguiti in modo sistematico per evitare perdite e errori dovuti ad una gestione non organizzata.

Facciamo una panoramica dei miglioramenti che possiamo apportare eseguendo un inventario periodico e quali sono gli strumenti che permettono di eseguire i conteggi velocemente e senza errori

Contrazione dei beni inventariati

Errori nella fase di entrata merci e carico di magazzino, anagrafica delle merci non gestita tramite codice a barre e furti determinano nel tempo una diminuzione dei beni.

Il costo del restringimento del magazzino è significativo se non viene notato poiché non si perde solo il valore dei beni ma anche le vendite che potrebbero essere state fatte da tali beni.

conteggi inventario

Inoltre, le aziende che non eseguono regolarmente i conteggi inventariali e mancano di una gestione ordinata e organizzata del magazzino incoraggiano una contrazione crescente se la sottrazione delle merci è dovuta a furto, poiché i sottrattori avranno la consapevolezza che il furto non verrà rilevato.

Livelli delle scorte

I livelli delle scorte saranno inaffidabili portando a mancati ordini di acquisto o scorte eccessive di un articolo.

I conteggi inventariali ben eseguiti aumentano l’accuratezza dell’inventario del negozio portando ad una migliore pianificazione del flusso di cassa attraverso acquisti e vendite più redditizie.

Un fattore chiave di perdita delle entrate è una cattiva gestione dei riordini automatici.

Se le tue scorte disponibili sono esaurite e il tuo sistema pensa che tu abbia 9 articoli quando ne hai solo 3 perché non hai gestito l’inventario, potresti trovarti uno scaffale vuoto con conseguente perdita di vendita. La gestione automatizzata dei riordini è uno strumento utile per gestire in modo intelligente le scorte in base alle vendite del periodo.

scorte di inventario

Conteggi inventariali parziali e completi

I conteggi dell’inventario dovrebbero essere eseguiti in diversi periodi dell’anno per evidenziare e verificare eventuali anomalie. Quindi si dovranno eseguire:

> Conteggi completi che vengono generalmente fatti una volta all’anno, solitamente alla fine dell’anno finanziario per fornire il valore del proprio magazzino.

> Conteggi parziali che vengono eseguiti su piccole sezioni di un negozio e/o magazzino per rilevare eventuali anomalie.

I conteggi parziali aiutano anche a ridurre la quantità di lavoro richiesto durante il conteggio completo di fine anno.

I conteggi parziali possono essere organizzati in modi differenti: ad esempio possono essere fatti per settori del negozio (ad esempio inventario della sezione calzature), per marchio, per tipo di prodotto o per importanza dei prodotti per la propria attività.

Con quest’ultima opzione ha senso contare gli articoli dell’inventario che costituiscono la maggior parte delle vendite più spesso rispetto ai prodotti a movimentazione più lenta.

inventario veloce

Come ottimizzare i conteggi dell’inventario fisico

Ci sono molte cose che puoi fare per minimizzare l’interruzione delle operazioni di conteggio e assicurarti che le operazioni inventariali vengano eseguite nel modo più fluido possibile.

  1. Utilizzare un lettore di codice a barre o un terminale

Utilizzare un lettore per la scansione dei codici a barre degli articoli offre un indiscusso vantaggio tecnologico che fa risparmiare tempo e denaro.

lettore barcode

Inoltre, l’utilizzo di un software con un modulo per il magazzino permette di eseguire le operazioni di conteggio velocemente e senza errori.

Esistono in commercio moltissimi software per tutte le esigenze e per qualsiasi budget.

Quindi il primo passo per eseguire un inventario è l’acquisto di un software gestionale e l’utilizzo di un lettore barcode o di un terminale.

Un magazzino che non viene gestito con strumenti informatici e dispositivi per l’identificazione automatica comporta un lavoro manuale lungo e spesso con dati discordanti dalla situazione reale.

L’utilizzo di un lettore presuppone che tutti gli articoli siano dotati di codici a barre. Qualora fossero presenti articoli senza codice a barre si dovrebbe attribuire un’etichetta con codice a barre anche a questi articoli. In questo ultimo caso utilizzare una stampante di etichette semplifica e velocizza il lavoro di etichettatura degli articoli non dotatati di barcode.

Zebra-ZD410 STAMPANTE TERMICA DI ETICHETTE

Quindi gli strumenti utili per gestire un inventario in modo semplice e veloce sono:

  • software di magazzino, eventualmente sostituibile, per un piccolo inventario con un foglio Excel
  • lettore di codici a barre o terminale da magazzino
  • stampante di etichette

Pianificazione e preparazione dei conteggi inventariali

Prova a pianificare i conteggi parziali dell’inventario quando ti aspetti che i livelli delle scorte siano al minimo: questo ridurrà il costo e il tempo necessari per il tuo conteggio.

Scansione rapida delle condizioni di inventario prima del conteggio.

Diversi giorni prima del conteggio programmato, esegui una rapida scansione visiva dell’inventario che prevedi di contare. Risparmierai tempo durante il conteggio se prepari le merci da inventariare in stock ordinati e correggi, prima dei conteggi, eventuali articoli con codici a barre mancanti.

Cerca di preparare con anticipo un ordine logistico per procedere in modo veloce senza intoppi

Smaltisci eventuali scorte difettose o obsolete per risparmiare sui tempi necessari per contare merce che non deve rientrare nei conteggi dell’inventario

Pre-contare prodotti o aree a movimento lento

Se ci sono delle aree o dei prodotti che hanno una rotazione lenta è consigliabile programmare dei conteggi parziali prima dell’inventario generale. Ricordarsi di contrassegnare o bloccare queste aree per evitare che vengano nuovamente conteggiate durante l’inventario completo.

Congelare e ridurre le attività di magazzino

Cercare di chiudere e spedire tutti gli ordini aperti per ridurre al minimo la possibilità di contare lo stock già assegnato.

Inoltre, interrompi le consegne e gli spostamenti delle merci subito prima del conteggio per evitare di duplicare o omettere le quantità con il cambiamento dei livelli di scorte.

etichette colorate per magazzino e scaffali

Completa tutti i documenti per prodotti già consegnati o spediti

Qualsiasi prodotto consegnato prima del conteggio e incluso nel conteggio deve essere elaborato nel software di inventario prima di iniziare il conteggio. Per gli articoli venduti ma non consegnati assicurarti che vengano elaborati e rimossi dalle quantità di inventario iniziali prima del conteggio

Come rendere fluido il giorno del conteggio

Per i magazzini e negozi con scorte miste è raccomandabile contare per posizione. Per ridurre al minimo il conteggio doppio degli articoli o il non conteggio di articoli sotto scorta contare per posizione e non per prodotto.

Non spostare alcun prodotto durante il conteggio

La ricerca di oggetti fuori posto è comune durante il conteggio delle scorte, ma questa è una pratica che spesso conduce ad errori.

Spostare gli oggetti durante il conteggio delle scorte aumenterà notevolmente le probabilità di doppio conteggio.

È preferibile finire il conteggio in modo accurato e poi riposizionare gli elementi fuori posto nelle ubicazioni corrette una volta finiti tutti i conteggi inventariali.

Contrassegnare le aree appena completate

Dopo aver scansionato centinaia di elementi, è facile dimenticare ciò che è stato o non è stato contato.

Assicurarsi di contrassegnare le aree inventariate non appena completate per evitare la duplicazione.

Il conteggio delle scorte è un costo stressante ma necessario per gestire un’attività di vendita al dettaglio poiché disporre di rapporti accurati sui prodotti disponibili è fondamentale per prendere le migliori decisioni in materia di marketing, vendite e acquisti.

Se vuoi un consiglio per il tuo inventario contattaci

Ing. Cristina Urbisaglia

puoi contattarmi su cristina@acsistemisrl.com

Andrea Capponi

puoi contattarmi su andrea@acsistemisrl.com

Oppure visita il nostro sito

www.acsistemisrl.com


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https://www.youtube.com/watch?v=g0KokQVgZ2Q

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Come fare un inventario del magazzino dei ristoranti e delle dispense delle cucine

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Lo stoccaggio degli alimenti nelle cucine e nelle dispense dei ristoranti è una fase critica, che deve essere eseguita con i dovuti accorgimenti al fine di ottenere un inventario aggiornato che tenga conto delle scorte ma soprattutto dei tempi di conservazione degli alimenti.

Lettura codice a barre alimenti

Una corretta e precisa fase di stoccaggio porta evidenti vantaggi:

  • permette un approvvigionamento delle materie prime funzionale e senza sprechi, modellato sulle esigenze reali e sui consumi effettivi e non presunti
  • agevola la corretta rotazione dei cibi con una gestione ottimizzata delle scadenze in modo da consumare quelli che scadono prima (o consegnati per primi)
  • permette un controllo accurato, veloce e regolare della merce immagazzinata

Il magazzino di un ristorante è un sistema molto dinamico, con alta rotazione dei prodotti. Una corretta gestione significa ridurre lo spreco ed evitare l’accumulo di prodotti inutilizzati o vicini alla data di scadenza.

inventario ristorante

Vediamo come poter facilmente strutturare una gestione automatizzata con codice a barre.

Gli strumenti per fare l’inventario devono essere di semplice utilizzo e di dimensioni contenute per non occupare spazio e garantire una completa mobilità all’interno della struttura.

L’operatività deve essere comprensibile a tutti gli operatori eliminando l’impegno di software complicati che rallentano il flusso e la velocità operativa.

Qualsiasi processo di automazione deve migliorare e velocizzare il flusso operativo e non deve in alcun modo rappresentare un ostacolo o un rallentamento delle attività quotidiane.

La soluzione che qui esaminiamo permette di fare l’inventario con:

  • una stampante di etichette portatile Bluetooth collegabile a PC, smartphone e tablet
  • un palmare Android con integrato un lettore di codice a barre
  • un’APP per la stampa delle etichette e un’APP per l’inventario, entrambe installate sul terminale

Al seguente video puoi vedere una breve presentazione delle due semplici fasi in cui può essere organizzato l’inventario

La 1° FASE richiede l’etichettatura dei prodotti presenti in dispensa.

Sull’etichetta sarà stampato il nome del prodotto (ad esempio zucchero, uova, olio, marmellata di fragole, etc.).

Al singolo prodotto sarà associato anche il QR code che codifica il nome del prodotto.

Poiché il codice QR può contenere fino a 4.296 caratteri alfanumerici, possiamo decidere di codificare altre informazioni aggiuntive per identificare l’alimento in modo univoco e dettagliato.

Sul terminale Android è installata un’applicazione specifica per la creazione e la stampa delle etichette da applicare sui prodotti.

stampa etichetta alimenti

L’APP per la stampa è dotata di diversi layout pronti: è sufficiente scrivere il nome dell’alimento di cui si vuole stampare l’etichetta, creare il QR code associato e mandare in stampa dal terminale collegato via Bluetooth alla stampante.

Con la stessa stampante è poi possibile stampare anche etichette con la data di confezionamento e di scadenza dei prodotti semi-lavorati o delle confezioni aperte.

Se vogliamo, possiamo codificare la data di scadenza all’interno del QR code: in questo modo quando leggeremo il codice otterremo la descrizione e la data di scadenza del prodotto in un unico passaggio.

Una volta stampata e applicata l’etichetta sui singoli prodotti, sulle confezioni, sugli imballi, sui prodotti semi-lavorati passiamo alla seconda fase in cui velocemente procediamo all’inventario.

Terminale per inventario ristorante

2° FASE

Attraverso l’APP Inventario installata sul terminale leggiamo il QR code e inseriamo la relativa quantità: FINITO!!!

L’ APP permette anche di verificare e modificare la lista dei prodotti letti.

Inoltre, possiamo esportare la lista creata su un file Excel per poterlo elaborare, consultare ed effettuare un’analisi dei dati da PC

La semplicità della soluzione proposta agevola le operazioni di stoccaggio e di verifica della dispensa che possono essere eseguite quotidianamente o a fine turno senza rallentare il ciclo lavorativo.

Per qualsiasi informazione, se desiderate approfondire la soluzione, potete contattarci ai nostri riferimenti

Ing. Cristina Urbisaglia

puoi contattarmi su cristina@acsistemisrl.com

 

Andrea Capponi

puoi contattarmi su andrea@acsistemisrl.com

Oppure visita il nostro sito

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06.55302591


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Etichette: stampante laser o stampante termica?

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Terminale portatile per la lettura del codice a barre con Danea Easyfatt Enterprise

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In questo articolo parliamo della nostra soluzione per interfacciare un terminale portatile con il software di fatturazione Danea Easyfatt Enterprice.

L’impiego di un terminale portatile per la lettura del codice a barre e la gestione degli articoli di magazzino offre due immediati benefici:

  • riduzione drastica degli errori
  • velocità delle operazioni e quindi notevole risparmio di tempo
terminale portatile Opticon
terminale portatile Opticon

Il software Danea è molto versatile e ricco di funzionalità, tra cui la gestione completa del magazzino e degli articoli nel ciclo attivo e passivo tramite strumenti di identificazione automatica come lettori di codici a barre e terminali portatili.

La nostra soluzione prevede il terminale batch Opticon OPH3001 con software pre-caricato “codice e quantità” interfacciabile al software Danea.

Configurazione di Danea Easyfatt

Prima di iniziare, nel menù “Opzioni” bisogna abilitare due parametri:

1-Terminale portatile bar-code

2-Formato File A,Q

menù Opzioni Danea
menù Opzioni Danea

Una volta configurato correttamente il software in qualsiasi documento standard (Ordini clienti, Ordini fornitore, DDT, Fatture …) e nel menù inventario di magazzino potete utilizzare il terminale portatile per la gestione degli articoli.

Vediamo un esempio di utilizzo del terminale portatile in una Fattura Cliente.

Utilizzando il terminale portatile eseguiamo la lettura del codice a barre presente su ogni articolo da vendere ed inseriamo le relative quantità.

Ultimata la spunta degli articoli, colleghiamo il terminale portatile al computer tramite un cavo USB ed in automatico verranno trasmessi i dati raccolti in un file di testo pre-stabilito.

OPH3001 collegato al PC con cavo USB
OPH3001 collegato al PC con cavo USB

In questo esempio abbiamo configurato il sistema in modo tale che il file generato verrà nominato “terminale.txt”.

Aprendo il file creato con il software Notepad possiamo notare che ad ogni riga corrisponde un inserimento: il codice articolo e le quantità separati dal carattere “,”.

file terminale,txt
file terminale,txt

Generato il file vediamo come Danea importa i dati raccolti con il terminale: inseriamo una nuova fattura.

Nella maschera Righe documento, premiamo il tasto Cod. barre che troviamo in basso, come rappresentato dall’immagine.

codice a barre
codice a barre

Come potete notare verrà visualizzata una nuova riga sopra al pulsante Cod. barre appena premuto.

danea easyfatt

A questo punto cliccate con il mouse sulla scritta blu “Importa da terminale”, selezionate la cartella dove è memorizzato il file e aprite il file “terminale.txt

importazione dati

Dopo aver premuto il pulsante Apri, i dati presenti nel file verranno importati in automatico nella maschera Riga documento.

dati importati in Danea easyFatt

Come potete notare per ogni riga, l’articolo e le quantità corrispondono ai dati presenti nel file “terminale.txt”.

La procedura è semplice, veloce e precisa. Immaginate se invece di 4 articoli fossero 40! Quanto tempo impiegherebbe l’operatore? Quale potrebbe essere la percentuale di errore?

Il risparmio di tempo, l’eliminazione degli errori e la velocità della procedura può essere proficuamente utilizzata nell’inventario presenti nel menù Magazzino, che prevede la funzione Importa da terminale portatile.

Inventario
Inventario

Se vi occorre una soluzione completa o solo il terminale se già avete acquistato Danea Easyfatt, per gestire il vostro magazzino contattaci

 Andrea Capponi

Ing. Cristina Urbisaglia

Telefono 06.55302591

Oppure scrivici una mail

andrea@acsistemisrl.com

cristina@acsistemisrl.com

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Come fare un inventario in modo semplice e veloce

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Le aziende hanno l’obbligo di redigere l’inventario ogni anno pertanto la gestione del magazzino è un compito “doloroso” ma necessario.

Esistono diversi software in commercio per la gestione dell’inventario, dia semplici gestionali ai più sofisticati software di magazzino (WMS).

inventario

In alcune aziende il modulo di magazzino non viene utilizzato per i motivi più disparati: maschere troppo complesse, flusso operativo laborioso, inesperienza degli operatori verso gli strumenti informatici.

Un magazzino che non viene gestito con gli strumenti informatici e di identificazione automatica comporta un lavoro manuale lungo e spesso con dati discordanti dalla situazione reale.

Esiste un modo semplice, economico ed immediato per fare un inventario: un foglio Excel opportunamente configurato ed un lettore di codice a barre.

Per la nostra esperienza usare un file Excel complesso, pieno di campi e tabelle, grafici, fogli di lavoro è controproducente e non potrà mai sostituire un gestionale aziendale.

Abbiamo quindi realizzato un file Excel semplice, con pochi campi che efficacemente restituisce l’inventario valorizzato del vostro magazzino


Guarda il video

https://www.youtube.com/watch?v=LN5HJmQlS6E&t=17s


Il file è composto da 3 fogli: ARTICOLI, ENTRATE e USCITE

  1.  FOGLIO ARTICOLI

Nel foglio articoli con 7 colonne abbiamo il “cruscotto” totale della giacenza di magazzino. La schermata viene aggiornata automaticamente ad ogni carico/scarico di magazzino

Schermata Articoli Inventario
Schermata Articoli Inventario

 

2.  FOGLIO ENTRATE

In questo foglio con un lettore di codice a barre, con o senza  cavo, è sufficiente spuntare tutti gli articoli in entrata al magazzino. Il campo Letture memorizza il codice a barre scansionato, il campo Quantità registra la quantità di ciascun articolo

Schermata Entrate Magazzino
Schermata Entrate Magazzino

 

3.  FOGLIO USCITE

Anche per le uscite è previsto l’utilizzo di un lettore di codice a barre, con o senza cavo, per acquisire il codice dei prodotti in uscita dal magazzino. Il campo Letture memorizza il codice a barre scansionato, il campo Quantità registra la quantità di ciascun articolo

Schermata Uscite
Schermata Uscite

Il foglio di calcolo è dotato di una pratica guida utente

Il file Excel è gratuito!!!! Per averlo basta scriverci una mail

Ing. Cristina Urbisaglia

cristina@acsistemisrl.com

Andrea Capponi

andrea@acsistemisrl.com

oppure visitate il nostro sito  www.acsistemisrl.com

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COME SCEGLIERE UN LETTORE DI CODICI A BARRE?

Ti occorre un lettore di codice a barre? Vai sul nostro sito alla sezione lettori

Lettori con cavo http://www.acsistemisrl.com/lettori-con-cavo.html

Lettori senza cavo http://www.acsistemisrl.com/lettori-wireless.html

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Modalità inventario nei lettori di codici a barre wireless

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Alcuni modelli di lettori di codice a barre wireless, cioè senza cavo, possono essere programmati in funzione INVENTARIO, modalità operativa utile quando si è in assenza di copertura radio o quando si deve fare un inventario con un semplice lettore di codice a barre cordless.

lettore cordless
lettore cordless

Un lettore cordless utilizza una base collegata al PC per trasmettere e ricevere dati. In funzione del modello di lettore, la portata radio dalla base al lettore può variare da 15 mt fino a 50 mt e oltre.

Questo significa che se acquistiamo un lettore con portata radio di 10 mt, allontanandoci dalla base di 12 mt, portimo il lettore  fuori portata e non è possibile né trasmettere, né ricevere dati. La programmazione in modalità inventario in questo caso sarebbe molto utile perché consentirebbe l’acquisizione dei codici anche fuori dalla copertura radio

Solitamente la modalità inventario di default è disattivata e va attivata tramite opportuna programmazione del lettore.

Nella modalità inventario il codice scansionato è memorizzato all’interno del lettore e la trasmissione del dato al computer viene effettuata in un secondo momento attraverso due modalità, una automatica e una manuale

video-icon


Guarda il video  “Come fare un inventario con un lettore di codice a barre

 


Modalità automatica: con questa configurazione quando lo scanner è fuori dalla portata della base ricetrasmittente il lettore memorizza i codici a barre letti. I dati vengono in seguito trasmessi automaticamente alla base una volta che lo scanner è tornato nell’area di portata.

lettore wireless industriale
lettore wireless industriale

Modalità Inventario: con questa configurazione il lettore memorizza i codici a barre sia che siamo in campo che fuori campo. Per trasmettere i dati memorizzati alla base si deve inserire lo scanner nella base oppure i codici letti possono essere trasmessi tramite la lettura di uno specifico codice a barre di programmazione.

Un’altra funzione utile nella modalità inventario è l’impostazione della funzione quantità “batch mode quantity on” che permette di sommare automaticamente gli stessi codici, ovvero se si scansione il codice “ABC”  per tre volte, l’output del dato è “ABC, 00003”

Quanti codici può memorizzare un lettore?

Un lettore è in grado di memorizzare fino a 10.000 codici UPC-A / EAN13 e circa 3.800 codici 2D composti da 50 caratteri.

Esistono diversi modelli di lettore Honeywell che implementano la funzione inventario, sia lettori per uso generico, che lettori di classe industriale per uso in logistica di magazzino. Se sei interessato puoi contattarci ai seguenti riferimenti

Ing. Cristina Urbisaglia

cristina@acsistemisrl.com

 

Andrea Capponi

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