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La configurazione perfetta di un sistema eliminacode

Quando si decide di acquistare un nuovo sistema eliminacode multiservizio e multi-sportello è importante effettuare un’analisi preliminare sul metodo di configurazione dei diversi parametri.

eliminacode multiservizio e multi sportello

Un sistema eliminacode che gestisca efficacemente più servizi e più sportelli deve essere facilmente configurabile da qualsiasi operatore senza dover ricorrere al fornitore che spesso non è immediatamente disponibile per apportare dei repentini cambiamenti.

I principali parametri che devono essere impostati in un eliminacode sono:

  • Numero di servizi
  • Numero di sportelli
  • Numero di servizi associati ad ogni sportello
  • Schedulazioni orarie/settimanali per ogni servizio
  • Gestione delle priorità delle persone in coda
  • Chiamata vocale
  • Personalizzazione del layout di visualizzazione delle code e del ticket

Questi parametri richiedono una configurazione personalizzata sulle proprie esigenze di gestione degli utenti in coda.

Inoltre, le specifiche necessità possono cambiare nel corso del tempo e quindi il software di gestione del sistema deve essere una chiave di valutazione primaria nella scelta dell’eliminacode adatto a regolare il flusso di persone.

Come deve essere strutturato un software per la gestione di un sistema eliminacode?

Il software deve avere 3 caratteristiche fondamentali:

  • facile da utilizzare
  • riassumere tutti i parametri di configurazione in un pannello riepilogativo
  • consentire la massima flessibilità di configurazione per rispondere alle richieste attuali ma anche ad eventuali cambiamenti futuri

Analizziamo nel dettaglio le principali impostazioni di configurazione e come possono essere personalizzate in base alle specifiche esigenze della struttura.

eliminacode software di gestione

Gestione dei servizi

In un sistema eliminacode multiservizio, una gestione completa dei servizi significa avere la possibilità di:

  • abilitare/disabilitare il singolo servizio
  • cambiare il nome del servizio
  • cambiare il colore rappresentativo del servizio
  • impostare un intervallo di emissione del ticket, ad esempio un servizio di visite specialistiche potrebbe essere impostato sull’emissione di massimo 10 ticket giornalieri
  • impostare la chiamata vocale del servizio

Schedulazione degli orari di attività del servizio

Per ogni servizio deve essere possibile programmare gli orari di attività settimanale.

Inoltre, quando il servizio non è disponibile deve apparire il messaggio “CHIUSO” e gli orari di attività di quel servizio.

programmazione del servizio sistema eliminacode

Gestione delle priorità di chiamata

Negli studi medici, nei laboratori di analisi e in alcuni uffici amministrativi ci sono delle file che devono avere una priorità di chiamata differente.

Quindi la priorità di chiamata deve essere un parametro facilmente accessibile e configurabile secondo diversi criteri di programmazione (priorità bassa, standard, alta, scalare)

ATTENZIONE: verificare sempre che l’algoritmo di calcolo delle priorità soddisfi i propri requisiti di chiamata, in altre parole verificare che il sistema eliminacode che si intende acquistare gestisca le priorità secondo le nostre esigenze di gestione della coda.

Configurazione delle chiamate

Quando si deve gestire un flusso di persone su più servizi e diverse postazioni è fondamentale che la consolle di chiamata gestisca in modo completo e versatile la chiamata.

Il sistema MicroTouch consente di gestire i servizi che devono essere chiamati dal singolo sportello offrendo una configurazione completa e ricca di opzioni per coprire qualsiasi esigenza operativa.

Inoltre, l’opzione AUTO-CALL permette di effettuare chiamate automatiche su tutti i servizi selezionati tenendo in considerazione eventuali priorità.

Opzioni di Riaccodo automatico

Questa funzionalità consente di trasferire automaticamente un ticket appena gestito ad un altro servizio.

Richiamata/Trasferimento ticket

Questa opzione consente di effettuare una richiamata del numero o un trasferimento ad un altro servizio del ticket preso in carico

Chiamata selettiva

MicroTouch consente anche la chiamata manuale di un ticket senza tenere conto delle priorità o della sequenza temporale di arrivo degli utenti

chiamata sistema eliminacode

Composizione dello stile del biglietto

Per ogni servizio deve essere possibile personalizzare gli elementi che compongono il biglietto.

Sul biglietto devono potere essere stampate le informazioni necessarie e opzionali come:

  • il nome del servizio
  • il numero di turno
  • data/ora di emissione del ticket
  • messaggi personalizzati
  • logo o eventuale grafica
  • numero delle persone in coda
  • tempo di attesa stimato

Reportistica e statistiche

Un sistema eliminacode ben progettato deve avere un modulo di reportistica che indichi le statistiche relative a un determinato periodo selezionato.

Le statistiche devono tener conto del totale dei biglietti emessi, il totale dei biglietti serviti e il totale dei biglietti stimati persi, il tempo medio di lavoro degli operatori che hanno gestito un determinato servizio.

Le statistiche sono utili per effettuare un’analisi della gestione del flusso dell’utenza e apportare opportuni cambiamenti per rendere il servizio di gestione della coda più veloce.

In conclusione

Un sistema eliminacode efficiente deve offrire delle garanzie di autonomia nella gestione e nella manutenzione dell’impianto, rendendo la soluzione indipendente dal fornitore.

Gli strumenti di amministrazione del sistema devono essere di semplice comprensione e devono essere facilmente accessibili e configurabili dal personale della struttura.

Se vuoi valutare con noi la soluzione adatta alle tue esigenze contattaci

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Ing. Cristina Urbisaglia

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3 punti chiave per scegliere un sistema eliminacode multisportello

Il rinnovamento tecnologico richiede la valutazione di una serie di fattori essenziali per garantire che l’implementazione della soluzione rappresenti i requisiti richiesti e semplifichi il processo di gestione della coda.

Quando si sceglie un sistema di gestione code multiservizio e multisportello è importante spendere un po’ di tempo per analizzare il flusso dei clienti e dei servizi, stabilendo con precisione quali requisiti devono essere soddisfatti dall’eliminacode.

eliminacode multiervizio

Solitamente chi acquista un eliminacode deve risolvere un problema: gestire e organizzare un flusso di persone che si reca alla propria struttura per usufruire di uno o più servizi.

Vediamo quali sono i fattori chiavi da considerare per selezionare una soluzione di gestione code adeguata alla propria attività.

  1. I componenti hardware basilari di un sistema eliminacode sono:
  • EROGATORE DI BIGLIETTI
  • DISPLAY RIEPILOGATIVO DEI SERVIZI E DEL NUMERO SERVITO
  • TELECOMANDI DI CHIAMATA (VIRTUALI O FISICI)
  • DISPLAY DI SPORTELLO PER LA VISUALIZZAZIONE DEL SERVIZIO E NUMERO SERVITO

Esaminare quali sono i componenti necessari per la gestione organizzata della propria attività, il tipo di telecomando più funzionale (cablato, wireless, virtuale su PC),  l’utilizzo di un visore di sportello, la dimensione del display riepilogativo e l’eventuale ripetizione su più schermi se la struttura è grande e è dotata di più sale di attesa, etc

eliminacode multimediale multisportello

  1. Gli elementi chiave che devono essere specificati per una corretta selezione e configurazione del sistema sono:
  • Numero di servizi
  • Numero di sportelli
  • Numero di servizi associati ad ogni sportello
  • Gestione delle priorità
  • Software di gestione e controllo del sistema
  • Connettività dell’intero sistema (cablato o WIFI)
  • Digital Signage per la visualizzazione di contenuti informativi e/o promozionali
  1. Elementi operativi da considerare nella fase di pre-analisi in funzione delle specifiche esigenze sono:
  • Statistiche sullo stato dei servizi e delle persone in coda
  • Scalabilità del sistema per esigenze future
  • Schedulazioni orarie settimanali per ogni servizio
  • Numerazione del ticket da 2 o 3 cifre (01 oppure 001)
  • Chiamata vocale
  • Personalizzazione del layout del ticket e del monitor di visualizzazione delle code

Inoltre, la scelta di una soluzione eliminacode dovrebbe rispettare 3 criteri fondamentali

  1. semplicità di utilizzo
  2. visualizzazione delle code chiara e leggibile
  3. software di gestione e configurazione di immediata comprensione da parte degli operatori, che devono essere autonomi per qualsiasi operazione di intervento o modifica del sistema.

L’installazione e la manutenzione di un eliminacode deve essere semplificata a poche operazioni e gestibile dagli operatori, per evitare qualsiasi fermo macchina fino all’intervento del fornitore

È fondamentale valutare un sistema che risolva le vostre necessità, altrimenti si rischia di perdere l’investimento in una soluzione non idonea alle specifiche esigenze, senza ottimizzare l’affluenza delle persone.

Un laboratorio di analisi o un ospedale ha esigenze differenti da una banca o da un ente pubblico e la scelta deve essere indirizzata verso la soluzione più semplice in grado di risolvere la gestione delle code offrendo un servizio efficiente ed organizzato alla propria clientela

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