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IDENTIFICAZIONE E GESTIONE DEI CESPITI AZIENDALI: TUTTO QUELLO CHE OCCORRE PER ESSERE AUTONOMI

Le Pubbliche Amministrazioni e le imprese private devono monitorare e tracciare i beni aziendali.

Per fare l’inventario dei cespiti occorre dotarsi di strumenti software e hardware che consentono una gestione automatizzata e senza errori dello stato patrimoniale della società.

In questo articolo vediamo come effettuare un inventario fisico, ossia basato sulle effettive quantità dei beni e gli strumenti indispensabili per la gestione dei cespiti in autonomia.

Identificazione dei cespiti

Per eseguire un inventario prima di tutto occorre identificare ogni singolo bene aziendale con informazioni descrittive (tipologia, categoria, numero di serie, marca e modello, ecc.) e informazioni di localizzazione (edificio, ufficio, piano, reparto).

L’identificazione corretta può essere eseguita direttamente nel gestionale aziendale o in un database dedicato.

Codifica dei cespiti

Nel database ad ogni bene deve essere associato un codice numerico o alfanumerico univoco, rappresentato su un’etichetta attraverso un codice a barre e quindi scansionabile da un dispositivo di identificazione automatica come un lettore o un terminale portatile.

Per una gestione veloce ed automatizzata della procedura, anche ogni stanza dovrà essere codificata con un codice a barre per permettere l’abbinamento locazione/cespite.

È opportuno scegliere un codice a barre compatto, preferibilmente generato con un contatore progressivo.

Stampa delle etichette dei cespiti

Dal database devono essere stampate le etichette identificative con il codice a barre ed opzionalmente altre informazioni utili (categoria, descrizione, intestazione azienda/sede/locazione, etc.).

La tecnologia di stampa più affidabile per produrre etichette indelebili è la stampa a trasferimento termico.

La stampa deve avvenire su un’etichetta in materiale sintetico che sia:

  • resistente ad abrasione, graffi, solventi e detergenti
  • flessibile per aderire a qualsiasi superficie anche irregolare (PC, quadri, mobili, tappezzerie)
  • con adesivo tenace e durevole nel tempo.

Approfondisci

COME STAMPARE LE ETICHETTE PER I CESPITI AZIENDALI

Lettura e localizzazione del bene

Si procede quindi all’inventario dei beni attraverso la lettura del codice a barre presente sul bene che dovrà essere associato alla rispettiva ubicazione.

Questa fase potrà essere effettuata con differenti dispositivi, in funzione dell’organizzazione aziendale e del budget stanziato per la gestione dei cespiti in autonomia.

Analizziamo le possibili alternative.

Dispositivi per la lettura dei codici a barre

Le tecnologie a disposizione per la tracciabilità dei cespiti sono:

  • lettore di codici a barre
  • terminale portatile con lettore di codici a barre integrato
  • terminale con lettore Rfid

Inventario dei cespiti con lettore di codici a barre

È la soluzione più economica.

Può essere utilizzato un semplice lettore di codici a barre nelle circostanze più semplici da gestire (aziende di piccole dimensioni)

Infatti, un lettore legge solo il codice e non restituisce nessuna informazione descrittiva sul cespite (categoria, tipologia, modello, marca).

Un lettore lavora quindi in collegamento con una postazione Pc, dove si aggiornano le giacenze e le ubicazioni dei cespiti nel database aziendale.

Puoi optare per vari modelli di lettori di codici a barre:

  • Scanner a pistola (con cavo Usb o cordless)
  • Scanner tascabile o con laccetto da polso/collo
  • Se invece la raccolta dati viene effettuata tramite tablet o smartphone, si può optare per dispositivi di lettura che si collegano attraverso una connessione Bluetooth alle altre periferiche in uso.

Inventario dei cespiti con terminale portatile

È la soluzione che coniuga efficienza e prezzo.

Un terminale è un dispositivo in cui è installata un’applicazione dedicata all’inventario dei cespiti ed è dotato di un gruppo ottico per la scansione dei codici a barre.

L’applicazione contiene tutti i dati e le informazioni relative ai beni aziendali, ossia è una “clonazione” del database.

Con un terminale puoi effettuare un inventario dei cespiti in completa mobilità e indipendenza dal Pc.

Tramite la scansione del codice a barre l’applicazione sul terminale è in grado di restituire la descrizione completa del cespite e la pregressa giacenza o ubicazione, consentendo di aggiornarle.

terminale Zebra TC21

Una volta terminate le operazioni di inventario i dati potranno essere trasmessi al gestionale tramite un file in formato opportuno.

Quindi il terminale è lo strumento attraverso il quale passi i dati dall’applicazione residente sul terminale al database residente sul PC, cioè al gestionale aziendale.

Inventario dei cespiti con terminale Rfid

È la soluzione con un livello di automazione più elevato.

In alcune applicazioni può essere utilizzata la tecnologia Rfid, ma va detto che i progetti Rfid richiedono un’analisi accurata dell’ambiente di implementazione per verificare che non ci siano condizioni di disturbo e interferenza.

La tecnologia Rfid utilizza la radiofrequenza per il rilevamento automatico dei cespiti e la compresenza di ampie superfici metalliche o volumi di liquidi potrebbe pregiudicarne la fattibilità.

etichette rfid per cespiti

Le etichette identificative del cespite (tag Rfid), oltre alla parte stampata con il codice a barre, hanno un chip.

stampante di etichette rfid Zebra ZD500R

La stampante di etichette, quindi, ha sia il meccanismo di stampa sia un dispositivo di codifica che memorizza i dati nel chip.

Palmare rfid per l'inventario dei cespiti

Il terminale per la lettura dei tag è dotato di un’antenna che, in un certo raggio d’azione, intercetta contemporaneamente tutti i cespiti presenti nell’area, senza necessità di visibilità diretta.

Prima di adottare la tecnologia Rfid è opportuno ponderare se apporterà degli effettivi benefici rispetto alla meno costosa tecnologia con codice a barre.

La nostra piattaforma in cloud per i cespiti

Avere una dashboard in cloud consente di effettuare le operazioni di inventario in completa mobilità e con le rettifiche costantemente aggiornate, anche da più operatori contemporaneamente.

Con l’applicazione CESPITI qualsiasi file generato con un terminale Android viene salvato in cloud, cioè in uno spazio web riservato, raggiungibile in qualsiasi momento da qualsiasi dispositivo e postazione PC.

Nella piattaforma è possibile gestire velocemente e senza errori i beni aziendali tramite la scansione del codice a barre o del tag Rfid applicato sul cespite.

Ad ogni scansione con il terminale sono associati i seguenti campi:

operatore, ubicazione, centro di costo, stanza e cespite.

Se vuoi utilizzare gratuitamente la versione DEMO, collegati alla nostra piattaforma:

https://www.inventarioincloud.com/

Guarda il video Tutorial

Conclusioni

Il processo di identificazione e tracciabilità dei cespiti deve essere commisurato ai requisiti aziendali, scegliendo tra varie risorse e tecnologie disponibili sul mercato.

La valutazione dei costi di gestione e della semplicità di implementazione sono la chiave per effettuare la scelta più idonea.

Se desideri approfondire la soluzione più adatta alle tue esigenze, contattaci

AC Sistemi ==> Stampa del codice a barre ==> Lettura del codice a barre ==> Marcatori per data lotto e dati variabili ==> Etichette ==> e tanto altro

Elisabetta Urbisaglia

📞 06.51848187

📧 info@acsistemisrl.com

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ETICHETTE PER INVENTARIO: COME SCEGLIERLE E COME STAMPARLE

Le etichette per inventario consentono di catalogare i cespiti, ossia tutti i beni aziendali come arredi, attrezzature d’ufficio, PC e macchinari in genere.

Identificare e tracciare i cespiti con un numero progressivo o un codice a barre perfeziona e velocizza in maniera significativa tutto il processo di catalogazione.

CONTATORE A PROGRESSIONE NUMERICA
CONTATORE A PROGRESSIONE NUMERICA

Poiché i beni sono un insieme eterogeneo e con un transito di tempo variabile in azienda, è di fondamentale importanza selezionare etichette con un lungo ciclo di vita, per non incorrere in etichette danneggiate, stampe illeggibili e incongruenze nell’inventario.

Quali sono le caratteristiche di un’etichetta per l’inventario?

Le etichette per i cespiti devono resistere a una varietà di aggressioni: abrasione, agenti chimici, grassi e, in caso di attrezzature esposte all’esterno, anche umidità, raggi UV e sbalzi termici.

Quindi è necessario combinare:

  • un materiale durevole
  • un adesivo tenace
  • stampe indelebili

Come stampare etichette per inventario

La tecnologia di stampa più accreditata per realizzare etichette indelebili è il trasferimento termico.

Il calore della testina di stampa fonde un nastro inchiostrante (ribbon).

Il ribbon aderisce, saldandosi, alla superficie dell’etichetta, riproducendo la stampa desiderata.

Associando un ribbon in composizione resina con un’etichetta sintetica si ottiene l’etichetta con il ciclo di vita più lungo.

Zebra-ZD420T-stampante-a-trasferimento-termico.

Ti occorre una stampante di etichette per inventario?

servizio di stampa di etichette per l'inventario dei cespiti

Preferisci un comodo servizio di stampa?

Vediamo le specifiche tecniche dei materiali più idonei per l’inventario dei cespiti

Etichette per inventario in Poliestere

Comunemente indicato come PET questo materiale è caratterizzato da una buona resistenza agli agenti chimici, all’acqua, ai raggi UV, alle escursioni termiche (da -40°C a + 150°C) e all’applicazione in ambiente esterno.

etichette per cespiti in poliestere

È l’opzione che coniuga durevolezza e convenienza, rispetto ad altri materiali più nobili.

Ha una struttura robusta e stabile che lo rende idoneo per essere applicato su superfici piane.

Le etichette in poliestere non sono tutte uguali e, nel caso dei cespiti, è opportuno selezionare accuratamente l’adesivo.

Il poliestere della 3M 7872 è dotato di un adesivo acrilico da 46 micron #350 che aderisce in modo permanente a qualsiasi superficie, sia plastiche ad alta e bassa densità, che superfici verniciate a polvere e a metalli leggermente unti, quindi superfici che richiedono prestazioni superiori.

Etichette per inventario in Vinile

Il vinile o pvc fuso della 3M è il migliore ed anche il più costoso.

È estremamente resistente a tutte le aggressioni su menzionate.

Ha una struttura sottile (51 micron) e una consistenza elastica che sono il segreto della sua adattabilità e capacità di aderire su qualsiasi superficie piana, curva o rugosa.

È disponibile in 2 colorazioni:

  • 3M 3690e bianco
  • 3M 3698e argento
etichette per inventario cespiti in vinile 3m 3698e

L’adesivo è acrilico e molto tenace, e dopo l’applicazione sulla superfice è estremamente difficile da rimuovere.

Un ‘etichetta in materiale 3m3698/3690 è certificata per applicazioni in esterno con una durata garantita pari 5 anni, mentre in ambienti riparati ha una durata illimitata.

Acquista etichette 3M sul nostro shop online

Etichette per inventario ultra-distruttibili

In alcuni casi è necessario identificare i beni con speciali etichette antimanomissione.

Queste etichette hanno lo scopo di contribuire alla sicurezza e alla salvaguardia dei propri beni e strumenti di lavoro e la loro rimozione evidenzia la violazione di una garanzia di riservatezza o di integrità.

Una volta applicata l’etichetta è molto difficile da staccare e quando si tenta di rimuoverla il materiale si distrugge in pezzi piccolissimi evidenziando l’avvenuta manomissione.

etichette ultra distruttibili per l'inventario dei beni

Conclusioni

Chiunque consigli una semplice etichetta in carta per l’inventario dei beni, specula sull’impreparazione tecnica del cliente.

Se vuoi preservare i tuoi dati a lungo termine, investi nella garanzia di un materiale nobile.

Elisabetta Urbisaglia

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COME STAMPARE LE ETICHETTE PER I CESPITI AZIENDALI

I beni aziendali sono solitamente costituiti da una gamma variegata di oggetti, dai PC ai quadri, dall’arredamento alle tappezzerie: è quindi fondamentale trovare una soluzione di etichettatura che possa adattarsi a un insieme eterogeneo di elementi.

Le etichette per i beni aziendali devono essere durevoli e indelebili.

etichette per cespiti

Inoltre, nella scelta del materiale dell’etichetta è necessario considerare il ciclo di vita del bene su cui verrà applicata.

Spesso PC, periferiche e mobilio vengono puliti con detergenti e solventi che possono deteriorare la stampa e compromettere la leggibilità dei dati.

La scelta del materiale dell’etichetta e del metodo di stampa richiedono un’analisi accurata delle vostre specifiche esigenze.

QUALE E’ LA TECNOLOGIA DI STAMPA PIU’ IDONEA PER I CESPITI AZIENDALI?

Solitamente la tecnologia di stampa più diffusa per la codifica e la stampa di un’etichetta durevole nel tempo è il trasferimento termico.

E’ il metodo di stampa più frequentemente utilizzato per i numerosi vantaggi offerti

  • velocità
  • qualità di stampa eccellente di testi e codice a barre
  • scelta ampia e versatile dei materiali di stampa
  • basso costo stampa
  • stampa in funzione del fabbisogno
  • bassi costi di proprietà, di esercizio e di manutenzione
  • produzione di modelli idonei a qualsiasi esigenza operativa (stampanti desktop, stampanti industriali, semi-industriali e portatili)

ATTENZIONE: non confondere il trasferimento termico con la stampa termica diretta

Sono 2 tecnologie simili in quanto entrambe utilizzano il calore della testina, ma con una differenza sostanziale: il ribbon

  • Nel trasferimento termico la testina della stampante, riscaldandosi, trasferisce il colore del nastro di stampa (ribbon) sull’etichetta, generando l’immagine desiderata.
  • Nella stampa termica diretta (senza ribbon) il riscaldamento della testina scurisce delle speciali etichette termiche che sono sensibili al calore, come gli scontrini.

QUINDI:

Se devi stampare etichette indelebili nel tempo e garantire una leggibilità di lunga durata del dato stampato, al riparo dall’aggressività di luce, calore, freddo, umidità, sostanze chimiche, la soluzione idonea è il TRASFERIMENTO TERMICO.

Diversamente utilizzando una stampante termica diretta (quindi senza ribbon) potrai stampare solo etichette con un breve ciclo di vita, come ad esempio un’etichetta di spedizione.

ETICHETTE PER I CESPITI AZIENDALI: QUALE MATERIALE UTILIZZARE

Come abbiamo precedentemente scritto il requisito  basilare di un’etichetta per i cespiti è che sia durevole.

 Le 3 caratteristiche indispensabili che devi ottenere sono:

  • una forte adesione su qualsiasi superficie
  • stampa indelebile
  • resistenza a fattori esterni aggressivi e deterioranti

I materiali più indicati sono il Poliestere e il PVC fuso

Sono entrambi materiali sintetici, il Poliestere è più rigido mentre il PVC fuso è un materiale molto flessibile in grado di adattarsi a qualsiasi superficie, anche quelle curvilinee o irregolari.

Le etichette in Poliestere o in PVC se stampate con ribbon resina generano una stampa indelebile e resistente a molti fattori aggressivi.

COME STAMPARE ETICHETTE PER L’INVENTARIO IN AUTONOMIA

Se vuoi stampare in completa autonomia le etichette per l’inventario dei cespiti sarà sufficiente acquistare una stampante di etichette e ovviamente il materiale di consumo, quindi etichette e ribbon.

Esistono diversi modelli di stampanti di etichette, ti consiglio di farti aiutare per selezionare quello adatto alle tue specifiche esigenze di stampa.

Solitamente le etichette per i cespiti hanno dimensioni abbastanza contenute; quindi, ti sarà sufficiente una stampante da 4”.

Stampante-di-etichette-Zebra-ZD421

In funzione dei tuoi volumi potrai  scegliere tra modelli desktop, compatti, che puoi accomodare facilmente sulla tua scrivania o modelli più industrializzati per alti volumi di stampa, oltre le 1.000 etichette giornaliere.

Altro aspetto primario che devi considerare è il software dal quale stamperai.

Solitamente i più grandi costruttori mettono a  disposizione un software con generatore di codice a barre per la creazione del layout dell’etichetta.

Se hai un database da cui estrarre i dati di stampa assicurati che la versione del software a corredo della stampante possa importare dati da un database esterno.

Se invece utilizzi un software specifico approfondisci la compatibilità del software con il modello di stampante.

Conclusioni

Il processo di identificazione e tracciabilità dei cespiti deve essere implementato solo dopo un’analisi accurata dei requisiti aziendali e una conoscenza delle risorse e delle tecnologie disponibili sul mercato.

La valutazione delle diverse possibilità, dei costi di gestione e della semplicità di implementazione è la chiave per effettuare la scelta più idonea al proprio processo aziendale.

Se hai domande o desideri approfondire la soluzione più adatta alle tue esigenze, contattaci.

Ing. Cristina Urbisaglia

📧cristina@acsistemisrl.com

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AC Sistemi ==> Stampa del codice a barre ==> Lettura del codice a barre ==> Marcatori per data lotto e dati variabili ==> Etichette ==> e tanto altro


Gli strumenti utili per l’inventario dei cespiti aziendali

Le Pubbliche Amministrazioni devono monitorare e tracciare il patrimonio aziendale per rispondere ad un obbligo di legge (decreto legislativo n. 231 dell’8 giugno 2001) che ha introdotto la responsabilità amministrativa degli enti per gli illeciti amministrativi dipendenti da reato.

Fare l’inventario dei cespiti significa dotarsi di strumenti software e hardware che consentono la tracciabilità e la gestione dello stato patrimoniale della società.

3698e etichetta cespiti

L’inventario consiste essenzialmente nell’identificare ed etichettare ogni singolo bene aziendale, che sarà caratterizzato da informazioni di carattere descrittivo come tipologia, categoria, numero di serie, marca e modello, ecc. e da informazioni di localizzazione come edificio, ufficio, piano, reparto.

Il flusso operativo di un sistema di tracciabilità è contraddistinto da 3 fasi principali:

  1. Stampa delle etichette dal gestionale aziendale

Dal gestionale aziendale devono essere stampate le etichette di identificazione dei cespiti.

Ogni etichetta dovrà riportare il codice a barre in base alla progressione alfanumerica che identifica il cespite all’interno del database aziendale e la famiglia di codice scelta.

Sull’etichetta potrà essere stampata qualsiasi altra informazione utile all’identificazione del bene (categoria, descrizione, intestazione azienda/sede/locazione, etc.).

etichette inventario cespiti

  1. Codifica dei beni e delle stanze

Dopo aver creato il layout e la codifica del cespite, si procede con la stampa su un’etichetta in materiale resistente con adesivo tenace, durevole nel tempo e resistente a graffi, abrasioni e detergenti.

Per una gestione veloce ed automatizzata della procedura, ogni stanza dovrà essere codificata con un codice a barre per permettere l’abbinamento locazione/cespite


Approfondisci

Etichette per cespiti: quale materiale utilizzare per una tracciabilità durevole nel tempo

  1. Lettura e identificazione del bene

Si procede quindi all’inventario dei beni attraverso la lettura del codice a barre presente sul bene che dovrà essere sarà associato alla rispettiva ubicazione.

etichetta livello a colori per magazzino

Questa fase di lettura potrà essere effettuta in modi operativi differenti, in funzione dell’organizzazione aziendale e del gestionale utilizzato per fare la raccolta cespiti.

Le premesse per ottenere una tracciabilità dei cespiti aziendali precisa e priva di errori sono:

  • classificazione dei beni con criteri univoci per determinare una ricognizione priva di errori
  • stampa su un supporto (etichetta) che abbia un adesivo permanente e tenace in modo che possa aderire saldamente su qualsiasi superficie, anche su materiali a bassa energia come la plastica o con forme irregolari.

I cespiti sono solitamente costituiti da una gamma varigata di oggetti, dai PC ai quadri, dai mobili alle tappezzerie: è fondamentale trovare un supporto che possa adattarsi a un insieme eterogeneo di elementi.

etichette ultra distruttibili
etichette ultra distruttibili
  • inoltre i beni aziendali vengono puliti con detergenti e sostanze aggressive che possono deteriorare la stampa e compromettere la lettura del codice a barre: selezionare etichette idonee che durano nel tempo e  resistono all’aggressione di solventi e detergenti.
  • scegliere un codice a barre che sia compatto e leggibile da un lettore standard senza configurazioni particolari o algoritmi di decodifica avanzati

Analizziamo ora gli strumenti necessari e le tecnologie a disposizione per la tracciabilità dei cespiti.

Solitamente la tecnologia di stampa più diffusa per la codifica e la stampa di un’etichetta durevole nel tempo è il trasferimento termico.

Stampante-di-etichette-Zebra-ZD421

I vantaggi offerti da una stampa a trasferimento termico sono numerosi

  • velocità
  • qualità di stampa eccellente di testi, grafica e codice a barre
  • scelta ampia e versatile dei materiali di stampa
  • basso costo stampa
  • stampa in funzione del fabbisogno
  • produzione di modelli idonei a qualsiasi esigenza operativa (desktop, industriali, semi-industriali, portatili)

In alcune applicazioni può essere utilizzata anche la tecnologia RFID, ma va detto che i progetti RFID richiedono un’analisi accurata dell’ambiente e dei requisiti specifici dell’applicazione.etichette rfid per cespiti

Prima di adottare una nuova tecnologia è opportuno valutare se l’implementazione RFID è la soluzione giusta per la propria attività e per il processo che si sta automatizzando e se apporterà dei benefici rispetto alla meno costosa tecnologia con codice a barre.


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Selezionare la soluzione RFID corretta: 8 domande che ci aiutano a scegliere

Gli strumenti indispensabili per l’inventario dei cespiti sono:

  1. stampanti di etichette

Esistono modelli per qualsiasi esigenza operativa e con opzioni di connettività multiple: desktop, portatili, industriali per elevati volumi di stampa

  1. supporti di stampa

L’etichetta deve avere 3 caratteristiche indispensabili:

  • una forte adesione su qualsiasi superficie
  • indelebile
  • resistente a fattori esterni aggressivi e deterioranti

Se si utilizzala tecnologia di stampa a trasferimento termico, oltre alle etichette, è importante selezionare il corretto nastro di stampa (ribbon) che assicura la permanenza della stampa per tutto il ciclo di vita dell’etichetta


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Come scegliere il nastro a trasferimento termico giusto per la tua etichetta

  1. lettori di codici a barre

La scelta del lettore dipende dall’applicazione.

Si può optare per un lettore collegato con cavo al PC o wireless, oppure un gruppo ottico integrato in un palmare che consente una mobilità completa e indipendente del processo di lettura e raccolta dati.

lettore barode

Se invece la raccolta dati viene effettuata tramite tablet o smartphone, si può optare per dispositivi di lettura tascabili come l’Opn 2006 o il Symbol CS4070 che si collegano attraverso una connessione Bluetooth alle altre periferiche in uso.


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Lettori di codici a barre tascabili: tante funzioni in ingombro piccolissimo

Il processo di identificazione e tracciabilità dei cespiti deve essere implementato solo dopo un’analisi accurata dei requisiti aziendali e una conoscenza delle risorse e delle tecnologie disponibili sul mercato.

La valutazione delle diverse possibilità, dei costi di gestione e della semplicità di implementazione è la chiave per effettuare la scelta più idonea al proprio processo aziendale.

Se hai domande o desideri approfondire la soluzione più adatta alle tue esigenze contattaci

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